Kobiler için bütçe yönetimini sağlamanın en etkili yolları

Bir işletme kuruluş aşamasından başlamak üzere ortaya koyduğu hedefi gerçekleştirmek için çalışmalarını belirli bir program içerisinde yürütür. Hedefe ulaşma noktasındaki en önemli araçlardan birisi de planlı bir işletme elde etmek ve iyi bir bütçe süreci sağlamaktır. Özellikle finansal plan hazırlığı aşamasında her işletme yer aldığı sektörde üstünlüklerini, eksikliklerini, fırsatlarını ve karşılarında bulunan tehditleri hesaba katarak plan hazırlar.

Küçük ve orta boy işletmeler olarak adlandırılan KOBİ’ler için de işletmenin modern parçalarından birini bütçe planlama oluşturur. Çünkü planlama, yani bütçe çalışmaları işletmenin gelecekteki hedeflerini ortaya çıkarır. Özellikle uzun dönemli planlamalar dışında kısa süreli finansal planlar açısından da bütçe en önemli konuyu oluşturur.

Bütçe kurumsal kültürün en önemli parçalarından birini oluşturmakla birlikte bir işletmenin hedeflerine ulaşmasında en önemli yönetim araçlarından birini de sağlamaktadır. Bu bağlamda öncelikle bütçenin açıklanması gerekir. Bütçe; bir işletmenin bir yıl periyodunda gerçekleştirmek istediği her faaliyeti ve hedefi rakamlar ve tablolar şeklinde bir çerçeveye dönüştürmesi yani sistemli bir hale getirmesidir.

Tanım bağlamında işletmelerde bütçe yönetimi gerçekleştirilirken, öncelikle genel bütçe veya ana bütçe göz önüne alınır. Genel bütçe, işletmenin temel hedeflerine çeşitli fonksiyonları da dahil ederek bütçeleri bir araya getirir. Bu nedenle tüm bütçe kısımlarının üstünde yer alması ile birlikte ana bütçe, üst bütçe olarak da adlandırılabilir.

Bu çerçevede bütçe, bir KOBİ için iyi bir şekilde yönetilmelidir. Bu noktada da yönetimin doğruluğu ve güveni için önemli ve etkili yollar bulunmaktadır. Örnek olarak verilerin her zaman doğru olmasına dikkat etmek, kontrol mekanizmasını çok güçlü bir konuma ulaştırmak, disipline önem vermek gibi adımlar bulunur. Özellikle bütçe içerisinde sonuca ulaşmanın tüm yolları göz önünden geçirilirken, zaman ve maliyet tasarruflarına da dikkat etmek gerekir.

Güçlü kontrol mekanizması kurun

Aslında KOBİ’lerde, büyük boyutlu işletmeler ve dev şirketlere göre bütçe hazırlamak daha zor bir süreçtir. Çünkü bu tür işletmelerde yönetim planlaması ve farklı kademelerde bulunan kişi sayısı daha azdır ve işletmeler genellikle belirli bir grup sayesinde yönetilerek, bütçe gibi çalışmalar gerçekleştirilir.

Öncelikli olarak KOBİ’ler için de bütçe hazırlama süreci incelenmelidir. Hazırlık süreci içerisinde öncelikle genel bir mali yıl göz önüne alınır ve bütçeleme kavramı kullanılarak çalışmalara başlanır. Bütçe kavramının açıklaması dışında bütçeleme kavramı da ayrı bir şekilde açıklanmalıdır. Bu bağlamda bütçeleme, bir işletmenin sürmekte olan faaliyetlerini ve bu faaliyetlerin sağladığı finansal etkileri tasarlar.

Bir sonraki adımda ise bütçenin nasıl yapılacağı ele alınabilir. Öncelikle tüm iş süreçleri gözden geçirilir ve detaylı bir şekilde planlama sağlanır. Bütçe için yönetim planı hazırlandıktan sonra kurallar belirlenir. Tüm varsayımlar mantıklı açıklamalara dayandırıldıktan sonra bir takvim oluşturulur. Sonrasında takvime tam bir uyum sağlanarak, departmanlardan görüşler alınır ve katılım sağlayan bir bütçe hazırlanır.

Departmanlar kendilerine ait başarıları, ihtiyaç ve gereksinimlerini ortaya koyduktan sonra hedefler ulaşılabilir ve ideal ölçüde belirlenmelidir. Özellikle geçmiş yıllarda bulunan veriler mutlaka göz önüne alınarak, amaçlar herkes tarafından bilinen ve gündemde bulunacak şekilde tespit edilir. Bu sayede güçlü bir kontrol mekanizması sağlamak yani bütçe yönetimi için etkili bir sonuç elde etmek vasıtası ile dönem sonunda sapmalar gerçekleşse dahi daha başarılı bir sonuç elde edilebilir.

Hazırlanan bütçe programının doğru bir şekilde kontrol mekanizması ile her zaman gözden geçirilmesi yani bütçe kontrolü gerçekleştirilmesi sayesinde de hazırlanan planlama sorunsuz bir şekilde iletilebilir. Karşılaşılan sorunlar ve sapmalar önceden hesaplanmış olduğunda, çözümler çok daha kolay şekilde elde edilebilir.

Doğru hazırlanmış bir bütçe, işletme için öncelikli olarak kontrol mekanizmasının da güçlü çalışmasına yardımcı olur. Genellikle KOBİ tarzı işletmelerde yakın akrabalar veya aile üyeleri ilgilenen kişi konumunda bulunduğu için bu kişinin kontrolü düzenli ve eksiksiz şekilde sağlaması gerekir. Bu sayede

• Etkin bir kaynak kullanımı,
• Verimlilik,
• Daha fazla kar elde edilmesi,
• Daha iyi bir zamanlama
• Hedeflerden sapma oranlarının azalması gibi avantajlar elde edilebilir.

Verilerin doğruluğundan emin olun

‘KOBİ’lerde bütçe yönetimi nasıl yapılır?’ sorusunda belirtildiği üzere öncelikle bir planlama hazırlanır, takvim oluşturulur ve hedefler belirlenir. Belirlenen bu planlama içerisinde her noktayı oluşturan parçalar veriler olarak adlandırılır. Yani daha önceden belirlenmiş rakamlar, daha önceki yıllarda elde edilmiş sonuçlar, likidite, grafikler, sağlanan kar oranı, verimlilik ve memnuniyet oranları gibi her nokta veri olarak bütçe içerisinde yer alır.

Sayılan her veri bütçe içerisinde kullanılmadan önce doğru olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Çünkü örnek olarak üretim raporları göz önünde bulundurulduğunda, bir önceki sene bütçe içerisinde bulunan bir hedef yıl sonunda yanlış işlenmiş olabilir ve bir sonraki yıl için yanlış bir veri oluşturabilir. Bu yanlış veri önümüzdeki yıl içerisinde hazırlanacak bütçe için de yanlış sonuçların ve sapmaların ortaya çıkmasına neden olacaktır.

Bütçe bir gelecek planlaması sağlamakla birlikte yapılacak bir ön tahmin dışında hesaplanmış ve kontrol edilmiş veriler sayesinde elde edilir. Çünkü bu veriler işletme için geliştirilen kurumsal kaynak planlaması yani ERP yazılımları sayesinde elde edilir. Verilerin doğruluğunda sıkıntılar yaşanmaması için de bütçe yönetimi programı bu yazılımların önemli alt bölümlerinden birinin sağlamaktadır.

Kurumsal kaynak planlaması (ERP) yazılımları sayesinde bütçe idaresinde önemli istatistik veriler ve daha net bilgiler elde edilebilir. Bir bütçe dönemi boyunca;

• Yapılan her faaliyet,
• Alınan her rakam,
• Yapılan her harcama,
• Elde edilen her kar bütçede işlenmelidir.

Bu sayede bir sonraki yıl için çok rahat doğru ve sağlıklı veriler elde edilebilir. Ayrıca bu sayede yeni yıl bütçe programı içerisinde de bir önceki sene yapılan yanlışlar ve sapmalar göz önüne alınarak önlemler sağlanabilir.

Disiplin ve tutarlılığı koruyun

Her KOBİ öncelikli olarak kurumsallaşma hedefine sahip olmakla birlikte bütçe çalışmalarını gerçekleştirirken de bazen önemli prensipleri göz önünde bulundurmayabilir. Bu durumda değerler korunmadan, disiplin ve tutarlılık olmadan bir bütçe hazırlanabilir. Çünkü öncelikle tutarlılık, hazırlanan bütçe için en önemli noktalardan birisidir. Yani bir işletmenin asla ulaşamayacağı bir hedef ortaya koyması, tutarlılık mantığının dışarısında bir ayrıntı oluşturur.

Bir KOBİ tutarlılık bağlamında, bir sonraki yıl daha fazla üretim gerçekleştirmeyi ve hizmet vermeyi ön planda tutabilir. Bu bağlamda da tutarlılık ile hazırlanmış bir bütçe içerisinde en önemli ve en avantajlı noktayı bütçe dengesi oluşturur. Bu bağlamda dengeyi korumak için en önemli ayrıntılardan birini disiplinli bir şekilde yönetim sağlamak oluşturacaktır. Çünkü başarılı bir bütçe için yönetim her zaman destek vermeli, personel plan içerisinde bulunarak, her kademe disiplin içerisinde çalışmalıdır.

Genel çerçeveye bakıldığında, bütçe hazırlanması için öncelikle muhasebe yöneticileri, farklı departmanlar ile disiplin içerisinde bulunarak çalışma gerçekleştirmelidir. Revize edilen yani disiplin içerisinde tutarlı rakamları her zaman göz önünde bulunduran bir bütçe ortaya çıkarılmalıdır. Maliyetler doğru şekilde hesaplanmalı ve organizasyon şeması her zaman iletişim ile birlikte kopuk bir sistemin oluşmasını engellenmelidir.

Zamandan tasarruf ve maliyet bilinci

Temel olarak diğer bir noktada ‘Bütçe yönetimi nedir?’ sorusu; kullanılan insan kaynakları yönetimi, malzeme yönetimi, müşteri yönetimi ile birlikte kurumsal kaynak planlama (ERP) zaman ve maliyet kavramlarını da içerir. Çünkü ERP ve maliyet kavramları, bir işletmenin daha fazla başarı elde etmesi, iyi bir şekilde verim ve  hizmet sunması için oldukça önemlidir.

İlk aşamada KOBİ işletmeleri, zaman tasarrufu gerçekleştirerek daha fazla çalışma zamanı oluşturabilir. Personelin daha verimli ve sağlıklı olmasına yardımcı olur, müşteriler için daha fazla süreç oluşturur. Böylece karlılık sağlayabilir. Yani zamanın tasarruf edilmesi ile çok uzun zamanlarda çok az çalışmak yerine, daha kısa zamanda daha verimli çalışma sağlayarak faydalı sonuçlar elde edilmesi planlanır.

Maliyet bilinci ise bütçenin içerisindeki en önemli noktalardan birini oluşturmak ile birlikte başarıya ulaşmak için yine önemli bir ayrıntı sağlar. Her işletme içerisinde etkin bir maliyet hesaplama sistemi bulunmalıdır. Bu sayede maliyetlerin daha önceki bütçe programlarına göre daha düşük olması ile daha gerçekçi ve başarıya ulaşması mümkün olan hedefler elde edilebilir.

Bütçede bulunan;

• Yanlış planlamalar,
• Disiplinsizlik,
• Yanlış veriler,
• Kötü kontrol gibi durumlar zaman ve maliyet açısından dezavantajlar ortaya çıkabilir.

Bu dezavantajlar nedeniyle bütçede bazı hatalar işletmenin daha büyük maliyetlere katlanmasına neden olabilir. Daha fazla zaman ihtiyacı ortaya çıkabilir. Bu nedenle de zaman tasarrufu ve maliyet bilinci geliştirmek açısından mutlaka kaynaklar etkin kullanılmalı ve koordinasyon sağlanmalıdır.

Genel kapsamda KOBİ’ler için anlamlı, tutarlı, pratik ve uygulanabilir bir bütçe elde etme pratik hatalardan kaçınmak için önemlidir. Bu nedenle muhasebe personellerinden başlamak üzere her departman bütçe planı içerisinde bulunurken, benzer bir dil kullanmalı ve anlaşma oluşturmalıdır. Bu sayede teknik imkanlar anlamında ERP kullanımı ve bütçe programı kullanımı olsa dahi yine de profesyonellik en önemli noktalardan birisidir.