Özellikle dış ticarette ve uluslararası işlemlerde sıklıkla kullanılan bu belge, günümüzde şirketlerin büyük bölümü tarafından klasik satış sözleşmeleri yerine tercih edilmektedir. Müşterilerin proforma faturaya e-İmza veya dijital tedarik portalları üzerinden onay vermesi, ticari sözleşme şartlarının karşılıklı olarak kabul edildiği anlamına gelir.
Mali yükümlülük durumu: Bu evrak tek başına mali ve hukuki bir vergi belgesi (VUK kapsamında) olmasa da bazı bankacılık, teşvik, kredi ve akreditifli (L/C) ihracat işlemlerinde kesinlikle zorunludur.
Güven veren taslak: Yurt içi ticarette de müşteriye dijital proforma sunmak, operasyonel ciddiyeti ve kurumsallığı yansıtmanın en ideal yoludur. Müşteri; alıcı, satıcı, ürün detayları ve satış koşullarını net olarak gördüğünde ticaretin güven zemini pekişir.
Proforma nasıl hazırlanır?
Modern iş dünyasında proforma faturalar çoğunlukla kurumsal ERP sistemleri veya bulut tabanlı ön muhasebe yazılımlarındaki entegre şablonlar kullanılarak dijital ortamda hazırlanır.
Bir proforma hazırlanırken şu yapısal adımlar izlenir:
Başlık ve kimlik: Sağ üst bölüme proformaya ait benzersiz bir "Proforma Numarası" ve "Proforma Tarihi" yazılır.
Taraflar: Sol üst tarafta satıcı ve alıcı firmaların resmi bilgileri net bir şekilde konumlandırılır.
Gövde bölümü: Orta kısımda satılacak mal veya hizmetlerin detaylı, satır bazlı listesi yer alır.
Dipnot ve koşullar: Alt bölümde ise adet, ambalaj, teslimat şekli ve banka bilgilerini içeren ticari detaylar listelenir. Kurumsal kimlik standartları gereği belgede dijital antet (logo ve e-iletişim bilgileri) kullanılması profesyonellik açısından önemlidir.
e-Fatura programı için hemen fiyat alın
Çözümümüzü deneyin.
Proformada bulunması gereken bilgiler
İyi hazırlanmış bir proforma faturada hem yurt içi hem de yurt dışı süreçlerin aksamaması için şu bilgilerin yer alması gerekir:
Satıcı firma bilgileri (Firma unvanı, açık adres, telefon, KEP adresi ve vergi numarası gibi)
Alıcı firma bilgileri (Firma unvanı, açık adres, telefon ve varsa vergi numarası gibi)
Satılacak ürünlerin kodları (GTİP gibi) ve özellikleri
Ürünlerin miktarları ve birim fiyatları
Ürünlerin paketlenme şekli (Koli, palet, konteyner detayları)
Toplam ürün bedeli (Vergiler hariç ve dahil olarak net biçimde)
Ödeme şekli (LC, TT, Blok zincir tabanlı ödeme veya Swift detayları gibi)
Teslim şekli (INCOTERMS 2020/2026 kurallarına göre FOB, CIF gibi)
Eğer ihracat ise:
İhracatçı banka bilgileri (IBAN, Swift numarası gibi)
Yükleme zamanı ve limanı
Varış zamanı ve limanı
Proformada kullanılabilecek İngilizce terimler
Uluslararası ticaret diline uyum sağlamak adına proformada yer alan temel alanların İngilizce karşılıkları şu şekildedir:
Seller - Sender: Satıcı firmanın unvanı, adresi, telefonu, resmi vergi ya da ticaret sicil numarası.
Exporter - Beneficiary: Satış ihracat olarak yapılacaksa; satıcının unvanı, adresi, telefonu.
Buyer - Receiver: Satın alan firmanın unvanı, adresi, telefonu, uluslararası vergi (VAT) numarası.
Description of goods: Genel olarak malların uluslararası standartlardaki tanımı.
Airwaybill - Bill of Lading: Havayolu ya da denizyolu teslimatına ait konşimento.
QTY - Number of pieces: Toplam ürün sayısı.
Total gross weight: Toplam brüt ağırlık.
Total net weight: Toplam net ağırlık.
Commodity code - TARIFF - GTIP - HS Code: Gümrük tarife istatistik pozisyonu kodu.
Country of origin: Malın menşei anlamındadır. Türkiye için “THE ORIGIN OF GOODS IS TURKEY” yazabilirsiniz.
Currency: Para birimi, döviz cinsi.
Terms of payment: Ödeme Şekli. Peşin, mal mukabili, L/C, vesaik mukabili gibi.
Terms of delivery: Teslimat şekli. EXW, FOB, CIF, CPT, CFR gibi.
Proforma fatura gibi ön hazırlık evrakları ticari iletişimi kolaylaştırsa da, dijitalleşen dünyada e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gibi elektronik çözümler artık ticari bir tercih değil, bugünün vergi ekosisteminin mutlak ve zorunlu standardıdır. e-Fatura, vergi mevzuatına uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen, saklanan ve mali geçerliliği olan tek yasal fatura türünü temsil eder.
Günümüzde bulut tabanlı sistemler üzerinden onaylanan bir proforma fatura, API entegrasyonları sayesinde tek tıkla resmi e-Faturaya dönüştürülebilmektedir. Bu entegrasyon işletmelerde kâğıt tüketimini tamamen bitirirken; veri giriş hatalarının önüne geçer, işlem süreçlerini maksimum hıza ulaştırır ve operasyonel maliyetleri minimuma indirir.
Hazırladığınız proforma tekliflerini tek tıkla resmi bir e fatura belgesine dönüştürebilir, tüm ön teklif ve cari takiplerinizi bulut altyapılı bir ön muhasebe programı üzerinden yönetebilirsiniz.
