Bordro yönetiminde otomasyon: Zaman ve maliyetten nasıl tasarruf edilir?

İşletmelerde personel ile ilgili işlemlerin yürütülmesi bilgi, beceri ve dikkat isteyen önemli bir faaliyettir. Sayıca az personelin çalıştığı işletmelerde dahi sürecin doğru yönetilebilmesi gerekir. Bu hem çalışanın hak kaybına uğramaması hem de işletmenin resmî kurumlar nezdinde cezai takibat ile karşı karşıya kalmaması bakımından önemlidir.

​Bordro programı kullanarak otomasyona adım atmak aynı anda pek çok avantajı bir arada içerdiğinden değerlidir. İK süreçlerinde hızlı ve hatasız çözüm üretme kabiliyetine sahip bir bordro programı işletmeye kolaylık sağlar. Ayrıca ERP olarak kısaltılan kurumsal kaynak planlama çözümlerine kolayca entegre edilebilmesi iyi bir bordro programının bir başka önemli fonksiyonudur.

Genel olarak donanımlı bir bordro programı farklı dil seçenekleri içerir ve böylelikle çok uluslu şirketler dahil her ölçekte ve her sektörde rahatlıkla kullanılabilir. Bir bordroyu oluşturan tüm parametreleri basit ve kullanışlı arayüzü sayesinde aynı yazılım aracılığıyla kontrol etmek mümkün olur.

Bunca şeyden söz ederken bordroya bir de mevzuat penceresinden bakmak yerinde olabilir. Çalışanlar ile işverenler arasındaki bir akitten doğan bordro sürecine 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile 213 sayılı Vergi Usul Kanunu doğrudan müdahil konumundadır.

Anılan kanunlar bordronun içeriğine dair çeşitli hükümler barındırır. Buradan da anlaşılacağı üzere hatasız bir bordro oluşturmak müeyyideleri olan yasal bir zorunluluktur. Bunu sağlayabilmenin en iyi yolu ise bordro otomasyon sistemlerini kullanmaktır. Böylece sürecin hatasız ilerlemesi, hızlanması, zamandan ve maliyetlerden tasarruf edilmesi mümkün olur.

Bordro otomasyonu zamandan kazancı nasıl sağlar?

İşletmelerin bordro hazırlamakla görevli birimleri için otomasyon olmadan işlem yapmak kâbus ile eşdeğer olabilir. Rakamların ve evrakların arasında kaybolan personelin hatasız bir sonuç elde etmesi pek de kolay değildir. Çalışanların izin takibinden yemek veya diğer sosyal yardımların puantajına kadar tüm işlemlerin bordro otomasyonu olmadan yürütülmesi çok sayıda kişiye ihtiyaç duyulan bir süreç anlamına gelir.

İşletmelerin büyüklüğüne göre bu işlere yeteri kadar eleman tahsis etmek ve çoğu zaman da onlardan özveri beklemek gerekir. Ancak bordro otomasyonu sayesinde kurumlar işgücünden ve zamandan önemli ölçüde tasarruf sağlar. Bordro programının verileri girdikten sonra işlemi tamamlaması birkaç dakikalık bir süreye karşılık gelir. Bunun günler süren bir zamanda ve çok sayıda personel ile yapılması hiçbir işletmeye kazanç sağlamaz.

Bordro otomasyon sistemleri sayesinde bu işlere ayrılan zaman azalır. Fonksiyonel bir bordro programı kullanılması halinde Sosyal Güvenlik Kurumuna yapılacak bildirimler de söz konusu yazılım üzerinden aktarılır. Böylece bu işlemlere ayrılacak zaman da tasarruf edilmiş olur. Otomasyon ile elde edilen hıza hatasız sonuçlandırılan işlemlerden kazanılan zaman eklenirse kazancın boyutu daha net anlaşılır.

Bordro otomasyonu ile maliyetten tasarruf

İşletmelerin zaman kazanması demek, doğrudan maliyetten tasarruf anlamına gelir. İşe ayrılacak zaman uzadıkça daha fazla kişi çalıştırmak ve daha fazla ödeme yapmak gerekir. Ayrıca hatalardan kaynaklanan problemler ve olası zararlar da bir başka risk faktörüdür.

Bordro programları tarafından sağlanan entegrasyon imkanları ile her sektördeki işletme için uygun çözümler üretmek kolaylaşır. Ayrıca güncel düzenlemelere uyumlu altyapısı sayesinde ilgili kurumlar ile hızlı iletişim kurulması mümkün olur. Bu ve benzeri işlemlerin hızlanması, zaman tasarrufu sağladığı gibi aynı zamanda önemli ölçüde mali tasarruf elde edilmesi anlamına gelir.

Bordro otomasyon sistemleri İK süreçlerinde en önemli tasarruf parametrelerinden birisidir. Bordronun hatasız ve hızlı yapılabilmesinin yanında işletmenin diğer birimleri ile sağlanan entegrasyon sayesinde birim zamanda elde edilen iş diğeriyle karşılaştırılmayacak oranda yüksektir. ERP yazılımları ile entegre edilebilen bir bordro programı işletmede beklenenden daha yüksek bir verimlilik sağlar.

Verimlilik artışı hangi işkolu ya da hangi departmanda olursa olsun kazanım doğurur. Hızlı ve hatasız işlemler yürütülmesini sağlayan bordro programları sağladığı avantajlarla hatırı sayılır bir maliyet tasarrufunun başlangıç noktasını oluşturur. Teknolojik ilerlemeyi kurumsal yapının her noktasında takip eden işletmelerin bordro otomasyonundan uzak kalması düşünülemez.

Bordro programı kullanmanın başlıca avantajları

Bordro programı, bordrolama süreçlerinde sağladığı şeffaflık sayesinde çalışan ile işveren arasında bir güven unsuru olarak değerlendirilir. Şeffaflık ve güven ortamının sağlanması sonucunda iki taraf arasında iyi bir iletişim sağlanır ve etkisi işletmedeki diğer faaliyetlerde de görülür. Bu soyut faydanın yanı sıra bordro programı ile elde edilen pek çok somut kazanım da söz konusudur:

• Bordrolama süreçleri basitleşir ve hızlanır.
• Aynı zamanda hatalardan arınmış bir çıktı elde edilir.
• Hızlanan işlemler zaman ve iş gücü tasarrufu olarak yansır.
• Söz konusu tasarruflar ile maliyetlerin düşmesi sağlanır.
• Çalışanların puantaj, izin, rapor, yemek ve benzeri sosyal haklarının takibi kolaylaşır.
• Takibin kolay ve doğru bir şekilde yapılabilmesi işletme verimliliği üzerinde olumlu etkiler yapar.
• İşveren ile çalışan arasında karşılıklı güvene dayalı şeffaf iletişim kurmak mümkün olur.
• Resmî kurumlara verilecek beyanlar ya da bildirimler zamanında ve eksiksiz olarak otomasyon çerçevesinde yapılır.