e-Belge nedir, ne işe yarar?

Elektronik belge anlamını taşıyan e-Belge; dijital gelişim ve dönüşüm sürecine uyum kapsamında, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara göre elektronik ortamda oluşturulan belgelerin tümünü ifade eden genel bir terimdir.

Gün geçtikçe iş akışlarının her aşamasında karşımıza çıkan ve bilgilerin elektronik ortamlarda düzenlenerek, depolanmasına hatta paylaşımına olanak sağlayan dijitalleşme süreçleri, gerek kamu gerekse özel kuruluşları elektronik belge kullanımına  yönlendirmektedir.

Ülkemizde de yakından takip edilen ve tüm kamu kuruluşlarındaki iş süreçlerine adapte edilen dijital dönüşüm kapsamında; Türkiye Cumhuriyeti Hazine ve Maliye Bakanlığına bağlı Gelir İdaresi Başkanlığını tarafından belirlenen standartlar çerçevesinde elektronik ortamda oluşturulan belgelerin tümü, e belge ana başlığı altında tanımlanmaktadır. Bu başlık altında tanımlanan belgeler; e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-ihracat, e-serbest meslek makbuzu, e-defter, e-müstahsil makbuzu, e-gider makbuzu gibi dijital dönüşüm uygulamalarını kapsamaktadır.

GİB tarafından yayınlanan vergi usulü kanunu tebliği kapsamında, her geçen yıl e-belge kullanımı yaygınlaşmakta ve tebliğde yer alan koşullara sahip belirli mükellefler için ise e-belge kullanımları zorunluluk olarak getirilmektedir.

Vergi usul kanunu tebliğinde yayınlanan düzenlemelere göre vergi mükellefleri; GİB tarafından her sektöre özel olarak belirlenen asgari brüt satış hasılat oranlarına ulaştıkları takdirde, e-belge kullanımına zorunludurlar.

e-Belge ne işe yarar?

Teknolojinin günden güne geliştiği dünyamızda dijital dönüşüm gerekliliği her alanda olduğu gibi ticari hayatta dolayısı ile ekonominin de daha hızlı ve güvenli hale gelmesinde en önemli adımlarında biri olarak görülmektedir.

Ülkemizde GİB tarafından hayata geçirilen büyük e-Dönüşüm uygulamaları sayesinde, farklı ölçekte birçok işletme e-belge uygulamasına geçiş yapmıştır ve e-belge yönetimi uygulamasına geçen işletme sayısı her yıl artmaya devam etmektedir. Bu dijital dönüşüm uygulamaları organizasyonlara verimlilik, optimizasyon, otomasyon ve süreç yönetimi alanlarında büyük kazançlar sağlamaktadır.

Belgelerin elektronik ortamlarda hazırlanması, kontrolü, takibi ve paylaşımı çok ciddi maliyet tasarrufu sağlamanın yanı sıra; işletmelerin dünya standartlarında iş yapma yeteneklerini de desteklemekte ve şirket hedeflerine büyük katkılar sağlamaktadır.

Elektronik belgeler tanımı altında yer alan; e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-ihracat, e-serbest meslek makbuzu, e-defter, e-müstahsil makbuzu, e-gider makbuzu gibi dijital dönüşüm uygulamaları; işletmelerin kendi içindeki tüm süreçlerinde otomasyona fayda sağlamanın yanı sıra, vergi sisteminin takibini de olumlu ölçüde kolaylaştırmaktadır.

Ayrıca, e-Belge yönetim sistemleri kapsamında elektronik ortamda hazırlanan tüm evraklar sayesinde;

·         İşletme içi belgelerde hata payları minimize edilebilmekte, diğer bağlantı belgeleri ile ilişkilendirme süreçleri hızlanmakta,

·         Ülkemizdeki vergi ve yasal düzenlemelere uyumluluğun yanı sıra, küresel çapta iş yapan işletmelerin muhasebe sistemlerini ve ilgili vergi yükümlülükleri düzenlenmekte,

·         Sistem otomasyonu sayesinde tahsilat ve ödeme süreçlerinin kontrolü verimli bir program çerçevesinde yürütülmekte,

·         Kağıt kullanımının azalmasından dolayı işletmeler, çevreye karşı daha duyarlı bir yaklaşım gerçekleştirmekte ve sürdürülebilirliğe katkı               sağlamaktadırlar.

e-Belge nerede kullanılır?

e-Belgeler, muhasebe, finans ve vergi dünyasında kullanılan bir kavram olarak dijital dünyanın hayatımıza kattığı bir sistem bütünüdür.

Günümüzde vergi hukuku anlamında gerekli ve zorunlu olan birçok belge artık Gelir İdaresi Başkanlığının kararıyla elektronik ortamda tutulmaktadır. Bu dönüşüm ile birlikte, işletmeler tarafından tutulması gereken muhasebe kayıtları, kesilmesi gereken irsaliye ve faturalar, gider makbuzları gibi birçok belgenin dijital ortama aktarılması ve kayıtların elektronik ortamda tutulması zorunluluğu getirilmiştir.  

Günümüzde pek çok mesleki iş kolu tarafından kullanılmakta olan e belge sistemi özellikle;

·         İlgili bakanlık ve belediyelerden yatırım veya işletme belgesi almak isteyen otel işletmeleri,

·         Gayrimenkul veya motorlu taşıt, inşaat, imalat, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapan firmalar,

·         Elektronik ortamda (e-ticaret) hizmet veren veya satış gerçekleştirenler,

·         Brüt satış geliri 2021 yılı için 4 Milyon TL, 2022 yılı itibariyle ise 3 Milyon TL ve üzeri olan tüm vergi mükellefleri tarafından kullanılmak zorundadır.

e-Belge tarım için nasıl alınır?

Tarım yapmak ve/veya organik tarım desteği almak isteyen birey ve kurumlar ise GİB yerine bu konuda gerekli olacak tüm belgeler için Tarım ve Orman Bakanlığı elektronik belge yönetim sistemi üzerinden işlem yapabilmektedirler.  Bu hizmet ayrıca Tarım ve Orman Bakanlığı aracılığıyla e-Devlet Kapısı üzerinden de verilmektedir.