e-Dönüşüm uygulamalarından biri olan e-Defter uygulaması hakkında kullanıcılarının bilmesi gereken önemli konulardan biri e-Defter saklama hizmetidir. Dijital ortamda saklanan bu verilerin kaybolma ya da herhangi bir sebeple zarar görme ihtimalinden dolayı GİB tarafından saklanan tek nüshasının yanında saklayıcı kuruluşlara da ikinci nüshasının saklanması ayrıcalığı tanınır. Peki, işletmeler bunu nasıl yapabilir, e-defterlerin özel entegratörde saklanmasının avantajları nelerdir? Tüm cevapları yazının devamında bulabilirsiniz.
e-Defter Saklama Nasıl Yapılır?
İşletmelere ait e-Defterlerin elektronik ortam üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi sonucu, bu dosyaların 10 yıl süre ile saklanması zorunludur. Ancak burada e-Defter kayıtlarının saklanması sorumluluğunu işletmeler üstlenir. İşletmeler, e-Defter kayıtlarını kendi yöntemleri ile saklayabilecekleri gibi özel entegratör kullanarak da aynı işlemi gerçekleştirilebilir.
Peki, e-Defter uygulamasına dahil olan kullanıcıların GİB yolu ile elektronik defterlerini saklama işlemi nasıl gerçekleşir?
-
Öncelikle https://deftersaklama.gib.gov.tr/download/ adresi üzerinden kurulum dosyasını elektronik cihaza indirmeniz gerekir.
-
Bu kurulum dosyasını çalıştırmak için çift tıklayın.
-
Karşınıza çıkan sözleşmeyi okuduktan sonra ilgili kutucuğu işaretleyerek “Install” butonuna tıklayın.
-
Karşınıza çıkan yeni ekranda (Kurulum Sihirbazı) “İleri” butonuna basarak devam edebilirsiniz.
-
Sözleşmeyi okuyup ilgili butonu tıkladıktan sonra “İleri” butonuna basın.
-
Sonraki adımda uygulamanın bilgisayarınızın hangi alanına kayıt edileceğini seçip “İleri” butonuna tıklayın.
-
“Yükle” butonuna basarak uygulamanın cihazınıza yüklenmesini bekleyin.
-
İşlem tamamlandığında “Son” butonuna basarak yükleme sürecini tamamlayabilirsiniz.
Böylece uygulamayı kullanıma hazır hale getirmiş olursunuz. Yüklemeyi gerçekleştirdikten sonra simgeye çift tıkladığınızda karşınıza uygulamaya ait yönetim ekranı gelir. Bu ekran üzerinden gerekli işlemleri gerçekleştirmeniz mümkün olur.
e-Defter ile berat dosyalarınızı, e-Defter saklama programı vasıtası ile GİB bilgi işlem sistemine otomatik olarak aktarabilmeniz için dosya yolu belirlemeniz gerekir. Bunun için ana sayfada karşınıza “Dosya Yolu Belirleme” seçeneği bulunur. Buraya tıklayarak adımları takip edebilir ve bir veya birden fazla dosya yolu belirleyebilirsiniz.
Belirlediğiniz dosya yoluna e-Defter ve berat dosyalarını yükleyebilmeniz için ZİP formatında oluşturmanız gerekir. Böylece dosyaları ister tek tek ister toplu halde gönderebilirsiniz.
e-Defter Saklama Zorunluluğu Nedir?
e-Dönüşüm uygulamalarından biri olan e-Defter uygulamasını elektronik ortamda çok daha hızlı ve düzenli bir şekilde denetimini sağlamak ve kayıt dışı işlemleri önlemek maksadıyla bir nüshasının saklanması zorunludur. Bu, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde elektronik imza ya da mali mühür ile onaylanmış hali ile elektronik ortamda saklanır.
e-Defter saklama zorunluluğuna yakın bir dönemde ayrıcalık getirilmiştir. Buna göre, elektronik ortamda tutulan bu defterlerin siber saldırı, virüs gibi olumsuzluklara karşı vergi güvenliği oluşturmak için ikinci bir nüshalarının saklamacı kurum aracılığı ile saklanması zorunluluğu bulunur. Burada söz konusu ikinci nüshanın saklanması sorumluluğu ilgili kurumlara aittir.
e-Defter Saklama Zorunluluğu Hakkında Tebliğ Detayları Nelerdir?
Vergi Usul Kanunu e-Defter saklama zorunluluğuna dair genel tebliğ kapsamında bulunan usul ve esaslar aşağıdaki gibidir:
-
e-Defter uygulamasında elektronik defterlerin oluşturulması süreci boyunca muhasebe kayıtlarının tebliğde konu olan belgelere dayandırılması gerekir.
-
İlk onayı alan elektronik defterlere dair güncellemelerin de test ve onay işleminden geçmesi gerekir.
-
Mükelleflerin sistemlerinde oluşabilecek sorunlar sebebiyle elektronik defter ve berat dosyalarının kaybolması halinde bu kayıtlara sonradan ulaşabilmek amacıyla ikinci kopyalarının saklanması zorunludur. Bu işlem, tamamen gizlilik ve güvenlik esaslarına dayanarak ve GİB’in öngördüğü usulde olmalıdır. Başkanlık izni olan kuruluşlar için 01.07.2019 tarihinden itibaren getirilen bu zorunlulukta ikinci nüshanın saklanması durumu kurumların kendisine aittir.
e-Defter Saklama Kılavuzunun Detayları Nelerdir?
Farklı dönemlerde belirli güncellemeler ile yenilenen e-Defter saklama kılavuzu, hem tanım hem de sistemin yapısı ve kullanımı hakkında bilgi verir niteliktedir. e-Defter saklama kılavuzuna göre saklama hizmeti kapsamında 9 kriter gözetilmelidir. Bunlar;
-
Saklayıcı kuruluşların sahip olduğu veri merkezlerinin sahip olması gereken özellikler
-
Veri merkezi beyaz alan özellikleri
-
Veri merkezi hizmetleri
-
Önleyici bakım hizmetleri
-
Veri merkezi ofis alanı
Demo Talep Et
Erişim altyapısı
İşletim ve hizmet süreçleri
Servis seviyeleri
Saklayıcı kuruluş sertifikasyonlarıdır.
Saklama hizmetini sağlayacak olan kuruluşların tüm bu kriterlere uyum sağlıyor olması gerekir. Uyum sağlayan kuruluşların, e-Defter saklama hizmeti kapsamında uygulanan yöntem ile bu yöntemin tercih sebebi belgelenmelidir. Başvuru esnasında Başkanlık ile paylaşılması gereken dokümanlar da kılavuzda belirtilir. Buna göre;
-
Sistem mimarisi,
-
Servis mimarisi ve teknik akışlar,
-
Sunucu mimarisi ve donanım altyapısı,
-
Depolama kapasitesi,
-
Bağlantı kapasitesi,
-
Sızma test raporu bilgilerinin GİB ile paylaşılması gerekir.
Başvuru sonrasında yapılan değerlendirme sonucunda kullanım için yeterli görülen mükellefler ve saklayıcı kuruluş bünyesinde yer alan çalışanlar kullanıma başlayabilir. Saklayıcı kuruluş izni olanların listesine http://www.edefter.gov.tr/anasayfa.html adresi üzerinden ulaşabilirsiniz.
Özel Entegratörde e-Defter Saklamanın Avantajları Nelerdir?
e-Defter ve beratlarınızı saklayabileceğiniz özel entegratörler ile e-Defter kayıtlarınızı oluşturabilir, arşivleyebilir ve saklayabilirsiniz.
Peki, neden özel entegratör kullanmalısınız?
Özel entegratörlerin kısaca 4 avantajı vardır. Bunlar;
-
Güvenlik,
-
Tasarruf,
-
Verimlilik,
-
Güncellik.
Bunların anlamı nedir?
Güvenlik:
Dijital ortamda saklanan tüm elektronik defterler, çeşitli güvenlik riskleri ile karşılaşabilir. Bu sebeple, ikinci kopyaya sahip olan e-Defterin özel entegratörler ile saklanması çok daha güvenli olur. Tercih edeceğiniz özel entegratörün güvenli olduğundan mutlaka emin olun. Veri güvenliğine önem veren kuruluşlar ile çalışarak dijital verilerinizi korumanız çok daha kolay olur.
Tasarruf:
Özel entegratörün sağladığı dijital arşiv sayesinde ek veri arşivleme maliyetine gerek kalmaz.
Verimlilik:
e-Defterlerinizi özel entegratör ile sakladığınızda web servis entegrasyonu ile uğraşmanıza gerek kalmaz.
e-Defter verilerinizi GİB sistemini kullanarak sakladığınızda bu verilere ileriki dönemlerde tekrar erişmeniz ve XML ya da PDF dosyası olarak cihazınıza indirmeniz mümkün olmaz. Çünkü GİB’de e-Defter verilerini saklama işlemi bildirim yapar gibi çalışır. Sakladığınız e-Defter ve berat dosyalarına dilediğiniz zaman erişebilmek istiyorsanız özel entegratör kullanabilirsiniz. Özel entegratörde sakladığınız verilere dilediğiniz her an ulaşabilmeniz ve cihazınıza indirerek kullanabilmeniz mümkündür.
e-Defter saklama hakkında daha detaylı bilgi için Destek sayfamıza göz atabilirsiniz.