Aramayı tamamlamak için enter'a basınız.

Bilgi talebi

Yatırımcı ilişkileri
anketi
Dijital danışmana sorun Dijital
danışmana
sorun
Logo Blog
Logo Blog
0

Doküman Yönetimi İle Verimlilik Nasıl Artırılır?

Doküman Yönetimi, doğru yapıldığında iş akışında pek çok önemli faydalar sunuyor. Doğru doküman çözümlerini kullanarak hem emekten, hem zamandan, hem de enerjiden tasarruf edebilirsiniz.

21. yüzyılda teknoloji anlamında çok yol kat ettik. Tamamen kağıtsız bir ofis henüz gerçek olmaktan uzak olsa da birçok işletme, dijital belge yönetim sistemine geçerek kağıt tüketimini minimuma indirmeyi başarmış durumda.

Dokümanların dijital ortama aktarılması ve otomasyon sayesinde yazıcıların işletmedeki önemi azalmış ve çalışanlar, aradıklarını saatler yerine dakikalar hatta saniyeler içerisinde bulmaya başlamıştır.

Daha az baskı, daha az kağıt

Yapılan araştırmalara göre yazdırılan belgelerin %80’inden fazlası gereksiz yere basılmaktadır. Çoğu zaman okunmayan bu belgeler bir süre sonra da depolama sorunu olarak işletmelere yük bindirmeye başlamaktadır. İşte tam da bu noktada devreye doküman yönetiminin önemi girer.

Dijital ortama taşınan doküman yönetimi sistemi ile gereksiz baskıyı azaltabilir, kağıt ve enerji tasarrufu yapabilir ve mevcut yazıcılarınızın ömrünü uzatabilirsiniz. Bunların yanında belge ararken kaybedilen zamandan da tasarruf etmiş olursunuz.

Daha hızlı erişim ve daha iyi kontrol

Binlerce belgeyle dolu bir arşiv odasına girme düşüncesi eskide kaldı. Artık tek ihtiyacınız olan şey bilgisayardan arama yapmak, belgeyi arşivde bulmak ve kolaylıkla okuyup paylaşmak… Unutmayın; dokümanları kontrol etmeyi ve bulmayı kolaylaştıran dijital doküman çözümleri belgenin en güncel hali ile çalıştığınızı garanti eder.

Çalışanlarınızın kolayca otomatikleştirebileceği süreçler sayesinde zaman kaybetmelerini önler. Etkin bir belge yönetim sistemi çalışanların ana görevlerine odaklanmalarını kolaylaştırır.

Kullanıcı dostu şablonlar

Farklı doküman ihtiyaçları için uygun şablonlar oluşturarak ofisinizi daha verimli hale getirebilirsiniz. Faturalardan şirket içi notlara kadar tüm süreci otomatik bir hale getirmek işleri basitleştirecektir.

Çalışanlar daha sonra kullanımı kolay şablonları, belgenin tümünü düzenlemek zorunda kalmadan, sadece gerekli bilgileri doldurarak kullanabilirler. Otomasyon; insan hatasını ve riski azaltırken, süreçlerin hızını ve doğruluğunu önemli biçimde artırır.

Daha az e-posta

E-posta yoluyla bilgi paylaşımı her zaman hızlı ve hayatı kolaylaştırıcı değildir. Dijital ortama taşınan belge sistemi, güvenlik zaafı bulunan e-posta’ya oranla işletmelere daha verimli ve güvenli bir alternatif sunar. Elektronik doküman yönetimi ile belgeler e-posta kullanmaya gerek kalmadan herkesin erişimine ve paylaşımına hızlı ve kolay bir şekilde açılmış olur.

Daha az bakım ve depolama maliyeti

Geleneksel belge saklama yöntemleri yoğun emek ve depolama alanları gerektirir. Dijital depolamada ise bakım kolay ve uygun maliyetlidir. İşletmenizin verimlilik düzeyini artırmak için dijital doküman yönetimi sistemlerine geçerek teknolojinin avantajlarından yararlanmanızı tavsiye ederiz!