İthalat ve İhracatta Hazırlık Çalışmaları ve İş Akışı Planlaması Nasıl Yapılır?

Dış pazarlara açılmak, küresel rekabette rol üstlenmek, potansiyel pazarlarda fırsat aramak veya işinizi üst boyutlara taşımak adına dış kaynakları kullanarak ham madde veya doğrudan hazır ürünleri getirmek gibi amaçlarınız varsa, hazırlık çalışmaları ve İş Akışı Planlaması konularına odaklanmanız gerekiyor.

Bu yazımızda ithalat ve ihracatta İş Akışı Planlaması nasıl yapılır, hangi hazırlıkları yapmanız gerekir, atmanız gereken adımlar nelerdir anlatıyoruz. Maddeler halinde paylaştığımız bu içeriğin, ithalat ve ihracat fikirleri üzerinde çalışırken de işinize yarayacak bir kaynak oluşturacağına inanıyoruz.

İthalatta İş Akışı Planlaması

İş planlarınız arasında ithalat varsa, hazırlık aşamasında mutlaka yapmanız gerekenler var. Bunların bir kısmı resmi zorunluluk içeriyor. İthalatta iş akışı için yapmanız gerekenleri şöyle özetleyebiliriz:

• İthalatçı sıfatının kazanılması
• Gümrük idaresine kayıt olunması
• İthal edilecek ürüne uygun pazar araştırmasının yürütülmesi
• İhracatçının bulunması ve proforma faturanın gelmesi
• İhracatçı ile ayrıntılı sözleşmenin hazırlanması
• Ödeme şekline bağlı olarak banka ile ilgili yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ödeme şeklinin akreditif olması halinde açılan akreditifin alıcıya bildirilmesi
• İthalat işleminin yürütülmesi için gerekli belgelerin (vesaikin) hazırlanması
• Sigorta İşlemlerinin tamamlanması
• İthalatın tamamlanması sürecinde gümrük  giriş  işlemlerinin yürütülmesi
• İthalata ilişkin mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve malın gümrükten çekilmesi
• Mal bedeline ilişkin ödeme işlemlerinin tamamlanması

İthalat Öncesi Hazırlık

İşletmenin İthalat Potansiyelinin ve Gerekliliğinin Değerlendirilmesi: İşletme ithalata yönelme nedenlerini, gerekliliğini ve bu konuda kendi yeterliliğini ortaya koymalıdır.

İthalata ilişkin Ürün ve Ülke Özelinde Araştırmaların Yapılması: Öncelikle ithal edilmek istenen ürünün, hangi ülkeden en uygun koşullarda ithal edilebileceği araştırılmalıdır. Ayrıca ithalatın ihracata göre önemli bir farklılığının gümrük vergileri ve diğer mali yükümlülüklerinin ağırlığı olması, ithal konusu ürünün Gümrük Giriş Tarife Cetvelindeki tanımı çerçevesinde ithalatın yapılacağı ülke ile diğer ülkelere göre tarife karşılaştırması yapılmasını gerektirmektedir.

İthal Konusu Ürün İle İlgili Pazar Araştırması ve İhracatçılara Ulaşılması: İthal edilecek ürüne ilişkin olarak yapılacak pazar araştırması, ihracatta olduğu gibi masa başı araştırma ya da saha çalışması şeklinde yapılırken,  tanınmışlığı olan ülkelerin öncelikli değerlendirilmesi zaman kazandırabilecektir.

İhracatçı İle Görüşmelerin Tamamlanması, Sözleşmenin Hazırlanması ve İmzalanması: İthalatçının potansiyel ihracatçılara ulaşarak, satış koşullarına ilişkin görüşmelerini tamamlamasının ardından karşılıklı taahhütleri içeren ve şartları açık olan ayrıntılı bir sözleşme metninin hazırlanması daha sonra olası anlaşmazlıklarda hukuki  dayanak oluşturabilecektir.

Fiili İthalat Süreci

İthalatın Gerçekleşmesi İçin Gerekli Belgelerin İhracatçı Tarafından İthalatçıya Ulaştırılması: ithal konusu eşyanın gümrük giriş işlemlerinin yapılarak, teslim alınabilmesi için ihracatçı tarafından ithalatçıya genellikle banka aracılığı ile (ödeme şekline göre) belgelerin gönderilmesi gerekmektedir.

Gümrük İşlemlerinin Tamamlanması İçin Gümrük Müşavirinin Yetkilendirilmesi: İthalata konu eşyanın gümrük giriş işlemlerinin yapılabilmesi için yetkilendirilmiş Gümrük Müşavirinin gerekli belgeleri hazırlaması, onay ve izinleri alması gerekmektedir.

Lojistik Hizmet Sağlayan Firmalar İle Anlaşmanın Yapılması: İhracatçı ile kararlaştırılan teslim şekline göre ithalatçının taşıma, sigortalama yükümlülüğü bulunuyorsa, lojistik firması ile şartların oluşturularak anlaşma yapılması önemli ve gereklidir.

Aracı Banka İle Görüşülerek Ödeme Şekline Göre Banka Kefaletinin Alınması: Satış sözleşmesinde kararlaştırılan ödeme şekline bağlı olarak ve özellikle akreditifli ödemede ithalatçının bankasından gerekli güvenceleri ve teminatı sunarak kefalet alması sürecidir.

Gümrük Giriş İşlemlerinin Tamamlanması, Mali Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi ve Eşyanın Teslim Alınması: Gümrüğe gelen eşyanın gümrük mevzuatı ve ilgili sair mevzuata göre belge ve izin ile ilgili yükümlülüklerin tamamlanarak, gümrükten çekilmesi sürecidir.

İthalatla İlgili Ödeme Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi: İthalat süreci ithalatçı tarafından mal bedelinin ödenmesi ile ilgili yükümlülüklerin tamamlanması ile sona ermektedir.

İhracatta İş Akışı Planlaması

İhracatta tüm süreçlerin planlı ve aksamadan ilerlemesi için yapılması gerekenleri ve atılması gereken adımları şöyle sıralayabiliriz:

• İhracatçı sıfatının kazanılması
• Pazar araştırması, analizi ve değerlendirilmesi, olası ithalatçı ile görüşmelerin yapılması
• İthalatçı ile anlaşmaya varılması ve ayrıntılı sözleşmenin hazırlanması
• İhracat için ürünlerin sözleşme şartlarına uygun olarak hazırlanması
• İhraç konusu ürüne ve ülkeye göre gerekli izin/onayların alınması ve ürün ve ülkeye göre farklılaşan evrakların hazırlanması
• Ödeme işlemleri ile ilgili olarak banka ile görüşülmesi
• Lojistik operasyonları yürütecek firma ile ve gümrük müşaviri ile anlaşmanın yapılması ve sözleşmenin hazırlanması
• Sigorta yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Eşyanın ihracatı için gerekli belgelerinin hazırlanması, eşyanın taşıyıcıya teslimi ve  gümrükleme işlemlerinin tamamlanması
• İhracat  bedelinin sözleşme şartlarına göre ve ilgili banka üzerinden ve mevzuata uygun olarak ülkeye getirilmesi ya da serbest kullanımı
• İhracat dosyasına ilişkin mükellefiyetlerin yerine getirilmesi ve kapatma ve sonuç işlemlerinin yapılması

İhracat Öncesi Hazırlık

İşletmenin Dış Satım Potansiyelinin Değerlendirilmesi: İşletmenin ihracat konusunda iç yeterlilikleri ve kapasitesi ortaya konulur.

Pazar Araştırması: Girilecek pazara ilişkin rekabet ortamı, mevzuat ve düzenlemeleri, ticari engelleri hakkında araştırma yapılır ve bilgilenilir.

İhraç konusu ürün seçimi ve ürün ile ilgili ihracat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi: Öncelikle ihracı yasak ve izne tabi ürünler listelerinin gözden geçirilmesi ve gerekli lisans ve izinler ile standarda tabi ürünlere ilişkin belgelerin alınması ile ilgili hazırlıklar tamamlanır.

İthalatçıya Ulaşılması: İthalatçıya ulaşmak üzere masa başı ve saha araştırmaları yapılır (sanal ortamdan yararlanma, fuarlara katılma ve aracı firmalar ile çalışma, Ekonomi Bakanlığı, İhracatçı Birlikleri, Ticaret ve Sanayi Odalarının hizmetlerinden yararlanma).

İthalatçıya Teklif Sunma ve Proforma Fatura Gönderme: Teklif faturası ve numune göndererek, ihracatta anlaşma koşullarının oluşturulması sağlanır.

Dış Satım Sözleşmesi Hazırlanması ve İmzalanması: İhracatçı ya da onun adına yetkilendirilen kişi tarafından ithalatçıya sunulan ihracat şartlarına ilişkin görüşmeler tamamlanır ve karşılıklı beklentiler ve taahhütler yazılı hale getirilerek, sözleşme hazırlanıp, taraflarca imzalanır.

Fiili İhracat Gerçekleşme Süreci

İhracatçı Birlikleri ve Gümrük İdareleri Kaydı: İhraç konusu ürün ile ilgili üye olunan İhracatçı Birlikleri üzerinden ihracatın gerçekleşebilmesi için üyelik kaydının olması gereklidir. Ayrıca ilgili Gümrük İdaresi ile de iletişime geçilmelidir.

Gümrük Müşavirinin Yetkilendirilmesi ve  Gümrükleme İşlemlerinin Tamamlanması: İhracatçı işletme tarafından yetkilendirilen gümrük müşavirleri tarafından bir taraftan ihraç konusu ürün ve ülkeye göre   farklılaşan ve hazırlanması zorunlu olan  belgelerin hazırlanması ve gümrük   beyannamesinin düzenlenmesi ve ihracat işlemlerinin başlatılması önemli bir adımdır.

İhracatta Gerekli İzin ve Onayların Alınması: İhracatta İhracatçı Birliklerine her ihracat üzerinden nispi aidat ödenmesi, Ticaret ve Sanayi Odalarında ATR, Menşei Şehadetnamesi gibi belgelerin onaylatılması ve bazı ihraç konusu ürünler için ilgili birimlerden izinlerin alınması gerekli ve önemlidir.

Aracı Banka İle Bağlantıya Geçilmesi: ihracat işleminin mali yönüne ilişkin detayların banka ile görüşülerek açıklığa kavuşturulması gereklidir.

Taşıma ve Depolama İşlemlerini Yürütecek Lojistik Hizmet Sağlayıcı Firmanın Seçimi ve Taşımanın Gerçekleşmesi: Dış ticarette en önemli ve sorunsuz tamamlanması gereken süreçler olan taşıma, depolama, sigorta işlemlerini yürütecek doğru lojistik firmasının seçimi iş bütünlüğü açısından önemli görülmelidir.

İthalatçı Tarafından Ödeme İşleminin Yapılması ve Kambiyo Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi: İhracatçının sözleşme şartlarına uygun olarak malı ithalatçıya ulaştırması öncesi ve sonrasında ithalatçının mali yükümlülüğünü tamamlaması ile(ödeme Şekline göre) ihracat işlemi sorunsuz tamamlanmış olur.

İhracata Konu Ürün Listeleri

İhracata yönelen her işletme;

• İhracı Yasak Mallar Listesi (www.ekonomi.gov.tr)
• İhracı İzne Tabi Mallar Listesi (www.ekonomi.gov.tr)
• İhracında Destekleme ve Fiyat İstikrar Fonu Prim Kesintisi Yapılan Mallar Listesi (www.ekonomi.gov.tr)

olmak üzere ilgili kurumlar tarafından yayınlanan listeler hakkında araştırma yapmak durumundadır.