Hazirun cetveli nedir, nereden alınır?

Osmanlıca kökenli bir kelime olan hazirunun anlamı “hazırda bulunanlar” olarak belirtilir. Geçmişte devlet işleriyle ilgili yapılan görüşmelere katılan kişileri tanımlamak için kullanılan bu terim, günümüzde sıkça karşılaşılan bir kavram haline gelmiştir. İş hayatında çok fazla duyulan bu terim bir toplantıya katılan kişileri belirtmek amacıyla hazırlanır. 

İş hayatında atılan adımların resmi belgelere dökülmesi gerekir. Hazirun Cetveli, bu nedenle oldukça önemli bir belge niteliğindedir. Belge herhangi bir görüşmeden önce hazırlanır. Toplantı sırasında orada bulunanlar tarafından imzalanarak resmi bir boyut kazanır. Pek çok önemli noktada başvurulan “Hazirun Cetveli nedir?” ve bu belgeye dair merak edilenleri sizler için derledik!

Hazirun Cetveli nereden alınır?

İş yerinde çeşitli amaçlarla belirli aralıklarla toplantılar yapılır. Yapılan toplantı, oturum ya da görüşmelerde orada bulunan kişiler ve aldıkları kararlar önem arz eder. Bu nedenle Türk Ticaret Kanununda hazırda bulunanlar anlamına gelen Hazirun Cetveli hazırlanmaya başlar. Bu sayede Genel Kurul Hazirun Cetveli hazırlanarak genel kurul toplantısına kimlerin katıldığı belirtilir ardından imzalanır. 

Bu belgenin hazırlanmasının temel amacı yapılan toplantılara sağlanan katılımın resmi bir boyut kazanmasının hedeflenmesidir. Toplantılarda alınan kararların geçerlilik kazanabilmesinde oldukça etkilidir. O sırada toplantıda bulunan kişilerin aldıkları kararları, onaylanan veya onaylanmayan durumları imzayla belgeleyen bu cetvel şirketlerin resmi kayıtlarında saklanır. Aynı zamanda toplantı yönetiminde kimlerin söz hakkının olduğu ve toplantıya katılan her bir kişinin ne gibi rollere sahip olduğu bu cetvel ile belirtilir. 

Aynı zamanda şirketlerin karar alma süreçlerinde bu belge etkilidir. Karar alınırken gerekli incelemeler yapılarak onaylayan ve onaylamayan kişilerin isimleri ve imzaları görülebilir. Bu sayede kararın uygulanması ve izlenmesi durumlarında oldukça önemlidir. 

“Hazirun Cetveli nereden alınır?” sorusu da merak edilen bir diğer konudur. Hazirun Cetveli, pay sahiplerinin yer aldığı bir belge olduğu için pay sahiplerinden alınmalıdır. “Hazirun Cetveli nasıl alınır?” sorusuna şirket yönetim kurulu ve pay sahibi olan kişilerin sorumluluğunda olan bu belge yine bu kişiler tarafından hazırlanıp alınması gerektiği şeklinde cevaplanabilir. Toplantı tarihinden önce tüm gereken bilgilere yer verilerek hazır hale getirilmelidir. 

Hazirun Cetveli zorunlu mu?

Toplantı tarihlerinden önce hazırlık aşamasında önemli olan “Hazirun Cetveli zorunlu mu?” konusu araştırılır. Tek pay sahipli olan şirketlerin tümünde düzenlenen genel kurul toplantılarında Hazirun Cetveli alınması gerekir. Bu belgeler birer tutanak olma görevi üstlenir. Atılan imzalar tamamen resmiyet kazanır. Tek pay sahibi ile temsilcinin imzalamadığı hazirun cetvelleri geçersiz sayılır. Kısacası Türk Ticaret Kanunu’na göre şirketlerin yasal zorunluluklara uygun olacak şekilde hazırlaması gereken bir belgedir. 

Farklı şirket türlerinde bu cetvelin hazırlanıp hazırlanmayacağı merak edilir. Şirket türlerinde işleyiş ve yasal sorumluluklar değişim gösterebilir. Her şirket türünün kendine özgü zorunlu belge türleri ve belgeleme şekilleri vardır. Şirketlerin kendilerine ait yasal zorunlulukları bilmesi ve uyum sağlayabilmek için belirtilen bu yasal zorunlulukları yerine getirmeleri önemlidir.

Örneğin, limited şirket Hazirun Cetveli hazırlanmasına gerek duyulmaz. Sınırlı sayıda ortakla işletilen bu şirket türleri Hazirun Cetveli yerine pay defteri adı verilen bir belgeyi tercih eder. Bunun sebebi pay defterinde şirket ortaklarının isimleri, ne kadar paya sahip oldukları ve bu payların devir durumu gibi önemli konuları belirtmeleridir. Üyelerin ortak olduğu ve kâr amacında olmayan kooperatifler ise bu belgeyi alırlar. Kooperatif Hazirun Cetveli zorunlu olarak alınır. Genel kurul toplantılarına büyük bir önem verilir. Genel kurul toplantılarında Hazirun Cetveli noter onayı alarak resmiyet tamamlanır. 

Hazirun Cetveli sorgulama

Yapılan toplantılarda orada bulunan kişilerin ve alınan kararın kimler tarafından onaylandığı ya da onaylanmadığı konusunda resmi nitelik taşıyan Hazirun Cetveli hukuki bir ortam yaratır. Denetleme zamanlarında ya da itiraz edilmesi gereken durumlarda, söz konusu olan kararın geçerli bir şekilde alınıp alınmadığının denetlemesi Hazirun Cetveli sorgulama ile yapılır. 

Bu belgeler toplantı süresi geçmiş olsa dahi saklanması gereken önemli bir belge olduğu için herhangi bir denetleme durumunda incelenebilir. Örneğin: toplantıya katılmaya hakkı olmayan bir kişinin adı ve imzası Hazirun Cetvelinde görülürse olumsuz bir durum oluşabilir. Böyle bir durumda genel kurul kararının aleyhine dava açılarak alınan kararın iptal edilmesi sağlanır. 

Bu tarz denetleme durumunda herhangi bir sorun çıkmaması için Hazirun Cetvelinde bulunması gereken her bir önemli maddeye yer verilmelidir. Örneğin: şirket adı toplantının hangi firma tarafından ayarlandığını belirtmek için önem taşır. Resmi ad ve unvan geçirilerek belgelenir. Toplantı tarihi ve yeri belgede bulunması gereken önemli bilgilerdendir. Ayrıca toplantıya katılan veya katılamayan tüm isimler tam olarak yazılmalıdır. Bu katılımcı isimlerinin yanına “katıldı” ya da “katılmadı” yazılarak genel durum belirtilir. Son olarak da imzalanarak belge resmiyete kavuşturulur. 

Tüm bu bilgilerin yer alması sorgulama sırasında dikkat edilen önemli konular arasında yer alır. Bu nedenle eksiksiz bir şekilde Hazirun Cetveli hazırlayabilmek için Hazirun Cetveli örneği incelenebilir. Genel olarak belirli bir yapısı bulunan bu belgeler örnek olarak sunulur. Ancak uzman biri tarafından teyit edilmeden direkt olarak kullanılmaması gerekir. Avukatınız ya da mali müşaviriniz tarafından incelendikten ve gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra kullanılabilir.