Tahsilat makbuzu nedir, nasıl kesilir?

Tahsilat makbuzu nedir sorusunun cevabı şu şekildedir; satışı gerçekleştirilen bir mal ya da hizmetin ödeme işlemi yapılırken kesilen makbuz çeşididir. Bu makbuz iki ticari taraf arasında düzenlenen bir makbuz türüdür. Ödeme işlemi gerçekleştirilirken düzenlenmesi gerekir. Bu şekilde alınan ödeme resmi şekilde belgelenmiş olur.

Herhangi bir sorunla karşılaşma durumunda bu belge ibraz gerekli yerlere ibraz edilebilir. Bu kapsamda bu belge hukuki nitelik taşır. Tahsilat makbuzu mal, hizmeti para ya da kıymetli evrak benzeri değerlerin teslim alındığının kanıtı olması amacıyla düzenlenir.

Yazar kasaya nakit ödeme yapıldığındaki satış fişi, kredi kartı ödemelerindeki kredi kartı slipi ve bankalar üzerinden gerçekleştirilen EFT ve havale işlemleri sonucunda alınan dekontlar için tahsilat makbuzu kesmeye gerek yoktur. 

Tahsilat makbuzunun kesilebilmesi için öncelikle gerekli alanların doğru bir şekilde doldurulması gerekir. Bu makbuz alışverişin gerçekleştirildiği gün içerisinde kesilmelidir. Alışveriş gerçekleştirildiği gün içerisinde kesilmediği ve diğer aya sarkıtıldığı durumlarda vergilerin yanlış olarak hesaplanmasına yol açabilir.  

Tahsilat makbuzu üzerinde şirket kaşesi olmalı ve biri alıcıda biri satıcıda olmak üzere iki nüsha olarak düzenlenmelidir. Belge üzerinde firma logosu, adres bilgileri ve belge seri numarası muhakkak bulunmalıdır. Kayıt dışı işlemlerin önüne geçebilmek adına tahsilat makbuzlarında 7000 TL’lik bir limit vardır. Bu limit üzerindeki ödemeler banka, finansal kuruluşlar ve PTT üzerinden gerçekleştirilir.  

Tahsilat makbuzu nasıl doldurulur? 

Tahsilat makbuzu doğru bir şekilde doldurulmalıdır. Gerekli yerlerin doldurulmadığı bir makbuz geçersiz sayılabilir. Bu belge üzerinde hem alıcı hem de satıcı bilgileri yer alır. Makbuzu düzenleyen kişinin doldurması gerektiği bilgiler aşağıda listelenmiştir. 

• Kişinin adı, soyadı ve unvanı, 

• Kişinin adres ve telefon bilgileri, 
• Makbuzun düzenlenme tarihi, 
• Yazı ve sayı ile ödeme tutarı, 
• Ödemenin yapıldığı amaç, 
• Çek ile gerçekleştirilen ödemelerde hangi bankaya ait olduğu ve çek numarası gibi bilgiler doldurulmalıdır. 

Düzenleyen dışında ödeme işlemi gerçekleştiren kişi de adı ve soyadını doldurduktan sonra imzasını atarak işlemi tamamlamalıdır. Bu belgeyi her iki taraf da saklamalıdır. 

Tahsilat makbuzu kimler tarafından düzenlenir? 

Serbest meslek erbapları, fatura alma zorunluluğu bulunan birinci ve ikinci sınıf tacirler, kazançları basit usulde tespiti sağlanan tacirler, defter tutma mecburiyeti bulunan çiftçiler ile vergiden muaf tutulan esnaflar kendi aralarında ya da teşvik zorunluluğu kapsamı içerisinde bulunmayanlarla yapacakları alışveriş durumları için tahsilat makbuzu düzenlemelidir. Bu belge ile satış işlemi resmi olarak güvence altına alındığından oldukça önemlidir. 

Tahsilat makbuzu nereden alınır? 

Tahsilat makbuzu matbaalarda şirkete özel olarak hazırlanabileceği gibi herhangi bir kırtasiye üzerinden de temin edilebilir. Her iki temin durumunda da noter onayı gerekmez. İster matbaada hazırlansın ister kırtasiyeden alınsın bu belgenin taşıması gereken bilgiler mevcuttur. Bu bilgiler aşağıda listelenmiştir. 

• Düzenleyen adı, soyadı ve unvanı, 
• Düzenlenme tarihi, 
• Belge seri numarası, 
• Ödeme sebebi, 

• Tahsil edilen tutarın yazı ve sayıyla belirtilmesi, 
• Ödeme yapılanın adı, soyadı ve unvanı, 
• Çek tahsilat makbuzu ödemeleri için çek numarası ve bankası. 

Şirket için matbaada hazırlanan belgelerde ek olarak firma logosu ve adres bilgileri belirtilebilir. 

Tahsilat makbuzu fatura yerine geçer mi? 

Tahsilat makbuzunun düzenlenme amacı bir mal ya da hizmet alımının gerçekleştirilmesi durumunun resmi olarak belgelenmesi şeklindedir. Bu kapsamda bakıldığında tahsilat makbuzu fatura yerine geçmez. Tahsilat işlemini belgelendirmek için bu belgeler kullanılır. Bundan dolayı bu belgeye ilişkin bedelin gider olarak muhasebe kayıtları altına alınma durumu olamaz. 

Tahsilat makbuzu nasıl işlenir? 

Tahsilat makbuzu tahsilatın gerçekleştirildiği tarihte düzenlenir. Bu belge üzerinde doldurulması gereken alanlar noktalar şeklinde boş bırakılmıştır ve belgeyi düzenleyen kişi tarafından doldurulması gerekir. Ödemeyi gerçekleştiren kişinin bilgilerinin doğru olduğunu kabul etmesi ve ödemenin gerçekleştirildiğinin ispatı için kaşe ve imza muhakkak bulunmalıdır. 

Bununla birlikte belgeyi düzenleyen kişinin de kaşe ve imzasının bulunması gerekir. Her iki tarafta kaşe ve imza işlerini belge üzerinde uygun alanlara yapmalıdır. İki nüsha şeklinde düzenlenen belge iki tarafa da ayrı ayrı verilir. Düzenleme esnasında sıra numaralarının tarihsel olarak birbirini takip etmesi zorunludur. Aksi halde usulsüzlük cezası ile karşı karşıya kalınabilir. 

Birden fazla cilt tahsilat makbuzu bulunması durumunda bir cilt bitmeden diğerine geçilemez. Tahsilatı gerçekleştiren ile ödemeyi gerçekleştiren kişilerin belgelerini muhasebe departmanlarına bildirmeleri gerekir.  

Belge üzerinde yer alan bilgilerin yanlış olması durumunda düzenlenen belge iptal edilmelidir. Böyle bir durumun gerçekleşmesi durumunda iptal işlemi şu şekilde gerçekleştirilir: İlgili sıra numarasına ait belgenin iki nüshası birbirine zımbalanır ve belge üzerinde sağ üstten sol alta kadar iki çizgi çekilir. Çekilen bu çizgilerin arasında iptal yazılarak geçerli olmadığının belirtilmesi gerekir. 

Tahsilat makbuzunun muhasebe kaydı nasıl olur? 

Tahsilat makbuzu tahsilatı belgelendirmek amacıyla düzenlenir ve fatura yerine geçmez. Bu nedenle bu belgenin gider olarak muhasebe kaydına işlenmesi söz konusu değildir. Gider kaydı yalnızca fatura ya da fatura yerine geçen belgeler için yapılır.   

Kapalı faturada tahsilat makbuzu kesilir mi? 

Kapalı fatura terimi ticari hayatın akışı içerisinde ortaya çıkan ve yargıya intikal eden durumlar söz konusu olduğunda karine gözüyle bakılmış fatura türüdür. Kanunlara göre faturayı düzenleyen kişinin kaşe vurması ve imzalaması şarttır. Kaşenin faturanın üst tarafına vurulması durumuna açık fatura olarak adlandırılır ve bu durum ödeme bedelinin tahsil edilmediği anlamını taşır. 

Kaşe ve imzanın faturanın orta ya da alt kısmındaki uygun bir yere yapılması kapalı fatura olarak adlandırılır ve tahsilat işleminin faturanın düzenlenmesi anında gerçekleştirildiği anlamını taşır. Açık ya da kapalı fatura terimleri kanunlar tarafından düzenlenmediği ve belirtilmediği için tahsilat makbuzunun düzenlenip düzenlenmemesi gerektiği de net bir şekilde belirtilmemiştir. 

Ancak yargıya intikal eden bazı durumlar söz konusu olduğunda mahkemenin ilk olarak tahsilatın gerçekleşip gerçekleşmemesine dair bu belgeyi istemesinden dolayı tahsilat makbuzu düzenlemekte yarar vardır. Tahsilata ilişkin belge olmayan ve sehven açık olarak düzenlenmiş fatura bedeli mahkeme tarafından ödetilebilir. Böyle bir durumla karşı karşıya gelmemek için tahsilat makbuzu taraflar arasında düzenlenmelidir. 

Tahsilat makbuzu düzenlerken dikkat edilmesi gerekenler 

Tahsilat makbuzu düzenlerken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Bu noktalar aşağıda listelenmiştir. 

• Makbuz üzerindeki gerekli alanların doldurulması sonrası boş bırakılmış alanların üzerine çizik atılması gerekir. Böylelikle daha sonra olabilecek keyfi düzenlemelerin önüne geçilebilir. 
• Ödeminin yapıldığı kişinin adı ve soyadı belge üzerinde muhakkak bulunmalıdır. 
• Firma adı, adresi ve logosu belge üzerinde yer almalıdır. 
• Tahsilat makbuzunu düzenleyen kişinin karşı taraftan doldurduğu alanların doğruluğu adına imza alması gerekir. Gerekli alanların imzalanması ile belge geçerli olur ve yasal teminatları karşılar. Tahsilat makbuzlarının düzenlenmesi ve kaydedilmesi, işletmelerin muhasebe programı çözümleri aracılığıyla kolaylıkla gerçekleştirilebilir.
  

Tahsilat makbuzu örneği 2023

                                                                                                      TAHSİLAT MAKBUZU 

                                                                                                                 Tarih; …./…./…….. 

                                                                                                                   Sıra; ……………….. 

Sayın; ________________________’dan _________________________ bedeli olarak yalnız Çek/ Nakit/ Visa _____________________________________ tahsil edilmiştir. 

                                                                                               GENEL TOPLAM: .................. 

Yalnız; __________________________________________________ tahsil edilmiştir. 

TESLİM EDEN; ………………………                                            TESLİM ALAN; ………………………