Temel fatura nedir?

Dijitalleşme, hayatımızın her alanında karşımıza çıkar ve bize kolaylıklar sağlar. Ticari işlemler söz konusu olduğunda da sık sık karşılaştığımız dijitalleşme örneklerinden birisi de e-fatura denilen kavramdır. Ülkemizde, özellikle belli şartları sağlayan firmalar için, bir zorunluluk olan e-fatura, hem daha pratik hem de daha güvenli bir yöntem olduğu için tercih edilir. E-fatura kavramı söz konusu olduğunda fatura mükelleflerinin en çok karşılaştığı iki kavram ise temel fatura ve ticari fatura kavramlarıdır.

E-fatura mükellefleri tarafından ne olduğu sıklıkla merak edilen bu iki fatura türü, aslında günlük hayatımızda sıklıkla karşımıza çıkar. Temel e-fatura, gönderiden alıcıya direkt olarak ulaşan fatura tipidir. Bu fatura tipinin kullanıldığı durumlarda alıcı, belli durumlar haricinde, gönderilen faturayı kabul etmek durumundadır. Zira, temel e-fatura alıcıya ulaştığı takdirde onaylanmış kabul edilir.

Elektrik ve su hizmetleri gibi en temel hizmetler başta olmak üzere sözleşmeye ve taahhütte dayalı çok sayıda hizmet için temel fatura kesilir. Temel e-fatura kesildiğinde faturayı alan kişinin herhangi bir onay ya da ret vermesi beklenmeden fatura onaylanmış kabul edilir. Bu sebeple, eğer bir satıcı, alıcıya temel e-fatura gönderecek ise faturanın tüm detayları gönderim işlemi yapılmadan önce konuşulup belirlenmelidir. Aksi takdirde iki taraf için de sorunlu bir süreç söz konusu olabilir.

Görebileceğiniz üzere, temel fatura daha çok hizmet faturalarında kullanılır. E-ticaret ile uğraşıyorsanız ya da para karşılığı bir hizmet sunuyorsanız bu durumlarda temel e-fatura kesmek sizin için yeterli olacaktır. Ancak, iptalinin zorluğu gerek alıcının onayını sormaması nedeniyle ticari işlemler için temel e-fatura kesmek çoğu zaman gerek tercih edilmez.

Temel fatura nasıl iptal edilir?

Her ne kadar temel e-fatura alıcıya ulaştığı zaman onaylanmış kabul edilse de faturada teknik hatalar bulunduğu takdirde faturanın iptal mümkündür. Bu durumda da faturayı alan kişinin değil, faturayı gönderen kişinin iptal talebi oluşturması gerektiğini belirtelim. 

Bir temel faturayı iptal etmek için aşağıdaki adımlar takip edilmelidir:

1. Satıcı, E-fatura İptal Portalı'na giriş yapar. 
2. Bu portalda iptal talebinde bulunan satıcı, iptal işlemlerini başlatır. 
3. İptal talebi yaptıktan sonra, satıcı, söz konusu faturanın numarasını ve bilgilerini yazıp kendisine ait mühürle imzalamalıdır. 
4. İptal talebi oluşturulduktan sonra alıcının da portal üzerinden buna onay vermesi gerekir.

Yukarıdaki adımların yanı sıra, e-fatura mükellefi kişi; e-posta ile, taahütlü mektup yoluyla, noter araclığıyla veya telgrafla da faturanın iptali için alıcıyla iletişime geçebilir. Ancak, bu yollarla gerçekleştirilen bir iptal talebinin takibi e-fatura sistemi üzerinden mümkün olmayacağı için, en güvenilir yol E-Fatura İptal Portalı'nı kullanmaktır.

Bir temel fatura iptali, yalnızca fatura kesildikten sonraki 8 gün içerisinde gerçekleştirilebilir. Bu nedenle, e-fatura mükellefi satıcının; 8 gün içerisinde alıcı ile iletişime geçerek fatura iptali talep edeceğini bildirmesi ve işlemleri başlatması gerekir.

Ticari fatura nedir?

Ticari fatura, genellikle uluslararası ticarette kullanılan bir fatura tipidir. E-fatura; proforma fatura, kontrat, sözleşme ve sipariş gibi alıcı tarafından değil, direkt olarak satıcı tarafından düzenlenir. Faturanın en son hali de diyebileceğimiz ticari fatura, döviz transferi ve gümrük işlemleri gibi sebeplerle kesin olarak düzenlenir.

Ticari fatura kesme işlemi, alıcının faturayı oluşturması ve ardından faturanın satıcıya gönderilmesi ile başlar. E-fatura sistemi üzerinden kendisine gönderilen ticari faturayı onaylama ve reddetme imkanı bulunan alıcı, faturayı inceleyerek herhangi bir hata olmadığından emin olabilir. Eğer isterse faturayı reddedebilir. Fatura reddedildiği ya da onaylandığı takdirde e-fatura sistemi üzerinden alıcının paneline bilgi düşülür.

Ticari fatura keserken takip edilmesi gereken belli düzenlemeler söz konusudur. Bir ticari faturada bulunması gerekenleri şöyle sıralayabiliriz: 

• Faturanın düzenlendiği tarih,
• Satışı yapılan malın ya da hizmetin cinsi,
• Satıcı ve alıcının isim ya da unvan adresleri,
• Ödeme şekli,
• Satışı yapılan malların menşei,
• Sevkiyat şekli,
• Malların teslim şekli,
• Malın ya da hizmetin birim fiyatı, miktarı ve toplam tutarı,
• Malların ağırlığı, ebattı ve miktarı,
• Malların ambalaj özellikleri, numaraları ve benzeri detaylarına yönelik açıklamalar,
• Düzenleyenin imzası,
• Navlun ve sigorta prim tutarları,
• Malların yükleme ve boşaltma yerleri.

Bir ticari fatura onaylanırken alıcının faturayı iyice gözden geçirmesi tavsiye edilir. Ancak, eğer fatura onaylandıktan sonra bir hata tespit edilmiş ise bu durumda faturanın onaylandığı tarihten sonraki 8 gün içerisinde iptal talebinin yapılması gerekir. Bunun için alıcının satıcıya bir iptal talebi göndermesi ve satıcının da bu talebi onaylaması gerekir. 8 günlük süre geçtikten sonra yapılan ya da satıcı tarafından reddedilen iptal talepleri işleme girmez.

Ticari faturanın kesimi sırasında herhangi bir hata olmaması adına dikkat edilecek hususları kısaca şöyle sıralayabiliriz:

• Faturanın üzerinde iki tarafın da iletişim bilgilerinin eksiksiz bir şekilde yer aldığından emin olmak gerekir. Zira, iletişim bilgilerinin tam yer almadığı durumlarda gecikmeler yaşanabilir ya da bir sorun durumunda taraflardan biri diğerine ulaşamayabilir.

• Mallar kesinlikle alıcı tarafından belirtilen adreslere yollanmalıdır. Adreslerin yazımında herhangi bir hata ya da eksiklik olmamalıdır. Adresin yanı sıra müşterinin vergi numarası gibi bilgileri de faturada yer almalıdır.

• Aksi takdirde gümrükte sorunlar yaşanacağını göz önünde bulundurursak faturayı düzenleyen kişinin malların miktarını açık bir şekilde faturada belirtmesi şarttır. Üstelik, miktarın belirtilmesi sırasında yapılan yanlışlıklar alıcının da malları kontrol ederken zorluk çekmesine sebep olur.

• Malların tanımının eksiksiz bir şekilde yapılmış olması hem alıcı için hem de gümrük işlemleri için kolaylık sağlayacaktır. 

• Faturada kullanılan para biriminin açık bir şekilde yazılmış olması gerekir. Aynı isme sahip farklı para biriminin mevcut olduğu durumlarda; "lira" demek yerine Türk lirası diye belirtmek, "dolar" yazmak yerine "ABD doları" yazmak çok daha anlaşılır olacaktır.
• Gereğinden fazla ithalat vergisi ödememek adına ticari fatura üzerinde FOB değerinin ayrı olarak gösterilmesi ve navlun giderinin neleri kapsadığı belirtilmelidir.

Temel e-fatura ile ticari e-fatura arasındaki farklar nelerdir?

Daha önce belirttiğimiz gibi bir temel e-fatura ile ticari e-fatura arasında en büyük fark faturaların onaylanma şeklidir. Temel e-fatura, alıcıya gönderildiği an kabul edilmiş sayılır, bunun yanında ticari e-fatura ise alıcı tarafından cevaplanmadan onaylanmaz. Bunun yanında, herhangi bir teknik hata söz konusu olduğundaysa temel e-faturanın iptali alıcı tarafın onayına kalır. Ticari e-faturada ise alıcı, e-fatura mükellefinin iptalini talep etmek durumundadır.

Her ne kadar iki fatura arasında devasa farklar olmasa da ticaret yapan kimseler zaman zaman temel e-fatura ile ticari e-fatura kullanmak arasında kalabilirler. Böyle durumlarda, eğer alıcı ile konuşup bir mutabakata varılmadıysa, en güvenli yol ticari e-fatura kullanmaktır. Zira, ticari e-fatura kesildiğinde alıcı faturayı inceleyerek herhangi bir hata bulunup bulunmadığını görebilir. Eğer bir hata söz konusu ise faturayı kabul etmeden satıcıyı bilgilendirerek iki tarafı da fatura iptal işlemleri ile uğraşmaktan kurtarır.