Süreç yönetimi nedir, nasıl yapılır?

Küçük ya da büyük fark etmeksizin her şirketin hedefleri arasında şirket kaynaklarını en etkili şekilde kullanmak, kaliteden ödün vermeksizin maliyetleri düşürmek, operasyonel konularda hataları azaltmak ve iş çıktılarında verimliliği artırmak bulunur. Süreç yönetimi şirketlerin bu tip hedeflerini gerçekleştirmek için değerlendirebilecekleri en etkili çözümler arasında yer alır.

Bir şirketin bütün süreçlerini analiz etmek, değerlendirmek, geliştirmek ve optimize etmek amacı ile uygulanan çeşitli metot ve yöntemlerin tümü süreç yönetimi olarak adlandırılır.

Süreç yönetimi nasıl yapılır?

Süreç yönetimi bir şirketin baştan uca tüm süreçlerini kapsar ve bu süreçlerin en etkili ve ideal versiyonlarını bulmaya çalışır. Kapsamlı bir çalışma olmasından dolayı geniş bir alana etki eder ve bu nedenle etkili bir süreç yönetimi yapabilmek için bazı konulara özellikle dikkat etmek gerekir.

Süreç yönetimi aşamaları şirketin temel değerleri doğrultusunda şekillendirildiğinde başarıya ulaşma ihtimali daha yüksek olur. Süreç yönetimi öncesinde şirketin misyonu ve vizyonu, kurum kültürü, strateji ve hedefleri özellikle dikkate alınması gereken faktörler arasında yer alır.

Süreç yönetiminin başarısında şirket çalışanları da ciddi bir rol oynadığından yapılacak değişiklik ve düzenlemelerin şirketin tüm departmanlarına şeffaf bir dille aktarılması ve süreç yönetiminde aktif görev alacak departman temsilcilerinin özenle seçilmesi gerekir.

Kullanılacak araç ve metodolojilerde doğru tercihler yapılması da süreç yönetiminin seyrini olumlu yönde değiştirir. Kurumsal kaynak planlama veya iş takip programı gibi dijital dönüşümün yolunu açan seçeneklerin kapsama dahil edilmesi süreç yönetiminin daha rahat bir şekilde gerçekleşmesini sağlar.

Süreç yönetimi aşamaları nelerdir?

Süreç yönetimi kendi içerisinde beş farklı aşamada incelenebilir. Her bir aşama süreç yönetiminin sağlıklı bir şekilde hayata geçirilmesi ve şirketin süreç yönetiminden maksimum fayda sağlayabilmesi için önemli adımlar içerir.

Planlama ve analiz

Süreç yönetiminin gerçekleştirilebilmesi için öncelikle bir şirketteki mevcut süreçlerin ve bu süreçlerin birbiriyle olan ilişkilerinin bilinmesi gerekir. Süreç yönetiminin ilk aşaması olan planlama ve analiz sırasında şirketin var olan süreçleri detaylı bir şekilde incelenir ve bu süreçlerde görev yapan çalışanların da görüşleri alınarak beklenen çıktılar ve temel performans göstergeleri belirlenir. Şirketteki süreçler için “ne yapılıyor”, “nasıl yapılıyor”, “neden yapılıyor” ve “süreçlerde hangi departman ne tür roller üstleniyor” gibi sorulara yanıt aranır.

Planlama ve analiz aşamasındaki adımlar ile, şirketin halihazırdaki süreçlerinin beklenen sonuçlarla uyumlu olup olmadığının değerlendirilmesi amaçlanır. Bu şekilde süreç yönetimi için gerekli ön bilgiler sağlanmış ve geliştirilip iyileştirilmesi gereken süreçler tespit edilmiş olur.

Tasarım ve modelleme

İkinci aşamada süreç yönetimi için kapsam ve öncelikler belirlenerek, buna uygun tasarım ve modellemeler hazırlanır. Süregelen durum ile olması istenilen durum arasındaki farklara odaklanılarak istenilen sonucu sağlayabilecek alternatif değişiklikler ve geliştirmeler planlanır. Hazırlanan tasarımın olabildiğince görsel olması ve zaman planı, görev tanımları, departmanlar arası akış gibi detayları içermesi tercih edilir.

Planlanan değişiklik ve geliştirmelerin sürecin bütününe olan etkilerinin anlaşılabilmesi için süreçle ilgili çeşitli senaryolar değerlendirilir ve aralarından bu senaryolara göre en iyi çözümleri sağlayabilenler seçilir.

Uygulama

Tasarım ve modelleme aşamasında planlanan değişiklikler bu aşamada uygulamaya geçirilir. Genellikle yapılan değişikliklerle ilgili ön geri bildirim alabilmek ve gereken ufak düzenlemeleri hızlı bir şekilde yapabilmek için uygulama önce küçük bir grupla başlar; sonrasında şirketin bütününe adım adım yayılır.

Süreçlere yeni uygulama ve programlar dahil olabilir, bazı kısımlar otomatize edilirken çalışanların iş tanımlarında ve şirket prosedürlerinde de değişiklikler yapılması gerekebilir. Şirket süreçlerinde büyük farklılıklar oluşacaksa uygulama aşamasının, değişiklik yönetimi stratejileri ile beraber hayat geçirilmesi çalışanların adaptasyonuna önemli katkılar sağlar.

İzleme ve değerlendirme

Dördüncü aşama olan izleme ve değerlendirme sırasında önce uygulamaya geçen değişiklikler gözlemlenerek veriler toplanır. Ardından elde edilen veriler değerlendirilerek etkileri ölçülür ve süreç yönetiminden beklenen çıktılarla ve temel performans göstergeleri ile örtüşüp örtüşmediği gözlemlenir.

Süreçlerde değişikliklerin uygulanması sırasında oluşabilecek tıkanmalar, öngörülemeyen durumlar ve yeterli verimliliği sağlayamayan adımlar söz konusuysa onlar da bu aşamada tespit edilir.

Düzeltme, optimizasyon ve iyileştirme

İzleme ve değerlendirme aşaması sonucunda açığa çıkan veriler ışığında süreç yönetiminde gözlemlenen problemlere bu aşamada çözümler üretilir. Süreç yönetiminin beklenen çıktıları sağlayabilmesi için süreçlerde bu çözümlere uygun şekilde değişiklik ve düzenlemeler yapılır.

Şirketler yaşayan birer süreç ve sistemler bütünü olduğundan izleme ve değerlendirme aşaması ile düzeltme, optimizasyon ve iyileştirme aşaması süreç yönetiminin döngüsel bir şekilde daima devam eden aşamaları olarak düşünülebilir.

Süreç yönetimi faydaları nelerdir?

Hiçbir aşaması atlanmaksızın doğru ve özenli bir şekilde uygulandığında süreç yönetimi şirketlere önemli faydalar sağlar.

Verimliliği ve çevikliği artırır

İyi bir süreç yönetimi işle ilgili kuralların ve süreçlerin her daim izlenebilir ve optimize edilebilir olmasına ortam hazırlar. Buna bağlı olarak süreçlerde oluşan duraklamaların ve gecikmelerinin kaynakları hızlıca tespit edilip kolayca çözüme kavuşturulabilir. Aynı zamanda sürekli değişen dinamik pazarlarda şirketin süreçlerini hızlı ve çevik bir şekilde yeniliklere adapte edebilmesi de sağlanmış olur.

Hatayı azaltırken çalışan motivasyonunu artırır

Büyük veriler içeren ve sürekli tekrarlanan adımlar gerektiren işlemler hataya açık olabildikleri için operasyonel risk oluştururlar. Süreç yönetimi ile bu tip işlemler tespit edilerek doğru uygulamalar ile otomatize edilir. Bu şekilde bir yandan hatalar azaltılırken bir yandan da çalışanların efor ve enerjilerini daha verimli konularda kullanabilmeleri desteklenir.

Müşteri deneyimini olumlu yönde etkiler

Süreç yönetimi ile şirketin tüm süreçleri en etkin şekilde işlediğinde, tespit edilen sorunlara en çabuk şekilde çözüm sağlanabildiğinde ve çalışanlar motivasyonları yüksek olarak çalışabildiğinde bu düzgün işleyiş müşterilerin deneyimlerine de pozitif bir şekilde yansır. Bu sayede müşteri memnuniyeti artarken şirketin itibarının da günden güne güçlendiği gözlemlenebilir.