Tutanak nedir, çeşitleri nelerdir?

Önemli olayların ve durumların netleştirilmesi için kayıt altına alınması, hukuki açıdan büyük önem taşır. Günlük hayatta karşılaşılan birçok olayın ve durumun belgelendirilerek kayıt altına alınması zorunluluğu doğabilir. Belgelendirme ve kayıt altına alma işlemleri söz konusu olduğunda ise tutanak kavramı devreye girer.

Peki tam olarak tutanak nedir? Tutanak kayıt altına alınması gereken önemli bir durumun tespit edilerek yazıldığı belgeye verilen isimdir. Zabıt olarak da adlandırılan tutanaklar, olayın tarafları ve durumu tespit edenler tarafından imzalanır. Varsa görgü şahitlerinin de imzalarına tutanakta yer verilir. Tutanağın imzalanması durum tespitinin onaylandığı anlamına gelir. Bu bakımdan hazırlanan tutanağı, imza atmadan önce dikkatli bir şekilde okumak ve varsa eksik ya da yanlış kısımların düzeltilmesini talep etmek, ileride herhangi bir sorunla karşılaşmamak adına gereklidir.   

Tutanakta olaylar aktarılırken nesnel, açık ve anlaşılır bir dil kullanılır. Aynı zamanda tutanakta kişisel görüşlere ya da yorumlara yer verilmeden durum tespitinin yapılması da oldukça önemlidir. Durum ya da olayın gerçekleşme şekli ve sonuçları tutanakta ayrıntılı bir şekilde anlatılır. Bu bakımdan tutanak belirli bölümlerden oluşur. Başlık, giriş, gelişme, sonuç, tarih ve imza bir tutanakta mutlaka bulunması gereken bölümlerdir.  

Aksi ispat edilmediği sürece resmi belge olarak sayılan tutanakların geçerli olması için yazımı sırasında birçok unsura dikkat etmek gerekir. Yazıldığı kağıttan içeriğinde yer alması zorunlu unsurlara kadar birçok faktör, tutanağın geçerliliğini etkiler. Kurallara uygun olarak hazırlanmayan bir tutanak geçersiz sayılacağı için ciddi mağduriyetlere yol açabilir. 

Tutanak nasıl yazılır?

Tutanakların geçerli olması için gereken şartlar tutanak türlerine göre değişiklik gösterebilir. Buna rağmen genel olarak tüm tutanak türlerinde aranan önemli şartlar da mevcuttur. Bu şartlar sadece tutanağın içeriğini değil, yazım şeklinin nasıl olmasını da belirler. 

Tutanakları daktilo ya da bilgisayarda yazmak mümkün olduğu gibi el yazısı ile yazmak da imkan dahilindedir. Eğer tutanak el yazısı ile  yazılacaksa dikkat edilmesi gereken; kullanılan kalemin tükenmez ya da dolma kalem olmasıdır. El yazısı ile yazılacak tutanağın okunur ve anlaşılır olması da büyük önem taşır. 

Bunlar haricinde tutanak yazım sürecinde uygulanması gerekenler şöyle sıralanır:

• Tutanak, kağıdın sadece tek bir yüzüne yazılır. Kağıdın arkası mutlaka boş bırakılmalıdır.
• Eğer tutanak için birden fazla kağıt kullanılacaksa sayfa numaralarının mutlaka belirtilmesi gerekir.  
• Birden fazla kağıt kullanılarak hazırlanan tutanakta her sayfanın ayrıca imzalanması zorunludur.
• Hazırlanan tutanak üzerinde ekleme ya da silme işlemleri yapılması yasaktır.
• Eğer kelime hatalarının düzeltilmesine yönelik bir işlem yapılacaksa kelimenin üzeri tek bir çizgi ile çizilir. Hemen yanına parantez açılarak kaç kelimenin üzerinin çizildiği belirtilir. 
• Hazırlanan belgenin tutanak olduğu başlangıç ve sonuç bölümlerinde belirtilmelidir.
• Tutanakta tarih bilgisinin mutlaka yer alması gerekir. Bazı durumlarda tarihin yanı sıra saat bilgisi de tutanağa eklenir.
• Tutanakta olayın taraflarının ve şahitlerin isim, soyadı bilgileri ve imzaları bulunmalıdır. 
• Tutanağa konu olan olayın ya da durumun kronolojik sıra takip edilerek ayrıntılı bir şekilde yazılması gerekir.

Sayılan temel unsurlara riayet edilmeden hazırlanan tutanaklar, alelade bir belge olmaktan öteye geçemediği için kanunen herhangi bir değer taşımaz.

Tutanak çeşitleri nelerdir?

"Tutanak nasıl yazılır?" sorusu kadar "tutanak çeşitleri nelerdir?" sorusu da sıklıkla merak edilen bir konudur. Olayların açıklığa kavuşturulması için oldukça büyük öneme sahip olan tutanak, birçok farklı durumda yazılabilir. Ne için yazıldığı tutanak türlerini belirleyen en önemli unsurdur. Buna göre belli başlı tutanak çeşitlerini şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Olay yeri inceleme tutanağı
• Kaza tespit tutanağı
• Toplantı tutanağı
• Buluntu eşya tutanağı
• Hasar tespit tutanağı
• İhbar tutanağı
• Değer tespit tutanağı
• Yakalama tutanağı
• Üst arama tutanağı
• Teslim tutanağı

Genel başlıklar halinde belirlenen tutanak çeşitleri kendi içlerinde de türlere ayrılabilir. Örneğin; hasar tespit tutanağı, yangın, sel ve deprem gibi doğal afetler sırasında konutlarda ya da iş yerlerinde oluşan hasarların tespitine yönelik farklı unsurlar gözetilerek hazırlanır. Bu bakımdan tutanak çeşitlerinin ne olduğu bilmek, tutanağın nasıl yazılması gerektiği bilmek kadar önem teşkil eder. Doğru ve usulüne uygun olarak hazırlanan tutanaklar, hukuksal anlamda fayda sağlayarak kişilerin hak kaybı yaşamasının önüne geçer.