Özlük dosyasında olması gerekenler

Özlük dosyası, dolduran kişinin kişisel bilgilerinin yer aldığı bir belge olarak özetlenebilir. Hem büyük hem de küçük ölçekli şirketlerin sıklıkla kullandığı bir sistem olan özlük dosyaları, kanunlarla belirlenen bilgilerden oluşmalıdır. Özlük dosyası içerisinde çalışan kişinin nüfus cüzdanı fotokopisi, sağlık raporu, adli sicil kaydı, erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi, ikametgah belgesi ya da diploma fotokopisi gibi belgeler yer alabilir. Yeni başlayacağınız bir şirket, sizden özlük belgesi isteyerek önemli bilgileri teyit etmenizi bekler. Şirketlerin bazıları sadece sağlık raporu isterken diğerleri akciğer filmi benzeri daha ayrıntıları bilgileri isteyebilir. Başvuracağınız şirkete göre değişkenlik gösteren özlük dosyası, çoğunlukla işe başladıktan sonra teslim edilir. İş Kanuna göre, teslim edilen özlük dosyası içerisinde yer alan bilgiler üçüncü taraflarla paylaşılamaz. Özel bir yerde saklanarak güvenlik altına alınır. Belgeyi dolduran kişinin de bilgileri doğru bir şekilde vermesi beklenir. Özlük dosyası içerisinde sadece çalışmaya başlarken teslim edilen belgeler yer almaz.  Çalışan kişilerle ilgili özel bilgilerin yer aldığı belgenin bazı durumlarda güncellenmesi gerekebilir. Aynı zamanda çalışma süresince çalışan ile işveren arasındaki ilişkiyi özetleyen birtakım evrakların da bulunması gerekir. Özlük dosyası, kişiye özel olduğu için her personelin ayrı bir dosyası bulunur. İşe giren her personelin özenli bir şekilde doldurması gereken dosya, ıslak imzalı olarak teslim edilmelidir. Bununla beraber dosya içerisinde yer alan belgelerin bazılarına e-Devlet üzerinden ulaşabilir, kısa süre içinde dosyanızı tamamlayabilirsiniz. 

Özlük dosyası çeşitleri nelerdir?

Özlük dosyası içerdiği bilgilere göre kendi içinde çeşitli kategorilere ayrılır. Personellerin özlük dosyalarıyla öğretmenlerin belgeleri birbirinden farklılık gösterebilir. Aynı zamanda özlük dosyaları belirli durumlarda revize edilmesi gereken bazı belgeler içerir. Bununla beraber özlük dosyasına eklenen bazı evraklar insan kaynakları programları ile düzenlenebilir. İşe devam ederken bazı durumlarda yenilenmesi gereken belgeler, çalışanın durumunun takip edilmesini kolaylaştırır. Her şirkette kanun çerçevesinde her çalışanın bir özlük dosyası bulunması gerekir. İçerisinde resmi belgeler yer aldığı için kanuni bağlayıcılık sunan dosya, herhangi bir uyuşmazlık durumu yaşandığında taraflar tarafından kanıt olarak da kullanılabilir. Özlük dosyası çeşitleri şu şekilde özetlenebilir:

Personel özlük dosyası

Personel özlük dosyası için belirli bir format bulunmasa da içinde yer alması gereken belgeler vardır. Her ne kadar şirketler farklı formatlarda personel özlük dosyası tutabilse de istenilen belgelerin içinde yer alması gerekir. Her personel için ayrı bir şekilde tutulan dosyalar, önemli bilgilerin yer aldığı kişisel belgelerden oluşur. Şirkette çalışmaya başlayan herkes için bir dosya açıldıktan sonra belgelerin getirilmesi gerekir. Bununla beraber personel özlük dosyası çeşitlerinin herhangi bir saklama süresi yoktur. Personel özlük dosyası içinde genel olarak şu belgelerin yer alması gerekir:

• Nüfus cüzdanı fotokopisi
• Sağlık raporu
• Vesikalık fotoğraf
• İkametgah belgesi
• İş başvuru formu
• İş / hizmet sözleşmesi
• Evli çalışanların evlilik cüzdanı fotokopisi
• SGK işe giriş belgesi
• Erkekler için askerlik durum belgesi
• Nüfus kayıt örneği
• Sağlık raporu
• Kan grubu kartı
• Sahip olunan diplomaların fotokopisi
• Adli sicil kaydı
• Özgeçmiş

Öğretmen özlük dosyası

Öğretmen özlük dosyası da personel dosyası ile benzer belgeleri içerir. Bununla beraber öğretmen özlük dosyası içerisinde personel özlük dosyasından farklı belgelerin yer alması gerekir. Personel özlük dosyasına ek olarak öğretmen özlük dosyasında bulunması gereken belgeler şu şekilde özetlenebilir:

• Ödül ve başarı belgeleri
• Mesleki bilgileri
• Mal bildirimleri
• İlk atama belgeleri
• Yeniden atama belgeleri
• Naklen atama belgeleri
• Formasyon
• Lisansüstü eğitim ile ilgili evraklar
• Kendisi tarafından verilen yayın ve eserlerine ilişkin evraklar
• Harcırah ile ilgili belgeler
• Adaylık ve asli memurluğa atanmasın dair belgeler
• Derece ve kademe ilerlemelerine dair belgeler
• Ödül, başarı ve üstün başarı belgelerine dair yazılar
• Memurun diğer hizmet durumuna dair mesleki bilgi ve belgeler
• Mecburi hizmet yükümlülüğü ve özürlülük durumunu gösteren belgeler

Özel durumlarda özlük dosyası içine eklenecek belgeler

Özlük dosyasına bazı özel durumlarda çeşitli belgelerin eklenmesi gerekir. Aşağıdaki listeden bu belgelerin ne olduğunu öğrenebilirsiniz.

• Belgeyi dolduran kişi engelli ise engelli raporunun aslı ya da fotokopisi
• 18 yaşının altında olan çalışanlar için ebeveyn onayı
• Yabancı çalışanlar için çalışma izni kartı ya da fotokopisi
• Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan engellilik ödemesi alan çalışanlar için yazılı onay
• Eski hükümlü, engelli ya da terör mağdurları için İŞKUR başvuru kayıt belgesi

İşe devam ederken özlük dosyasına ilave edilecek evraklar

Şirketler birbirinden farklı prosedürler takip edebilse de genel olarak hepsi ortak bir zeminde bir araya gelir. Aşağıdaki liste, çalışma durumu devam ederken özlük dosyası içine ilave edilmesi gereken bordro programı belgelerini içerir.

• Çalışanlarla ilgili resmi yazışmaların hepsi
• İş kazası raporları
• İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzlarının hepsi
• Ücretin kesilmesi durumunda neden belgesi
• Yıllık ücretsiz ve ücretli izin belgeleri
• Ücret artışını, terfiyi ya da transfer bildirimlerini gösteren yazılar
• Performans değerlendirme formları
• Hastalık ve iş göremezlik raporları
• Tutanaklar