İmza sirküsü nedir?

Resmi işlemler esnasında sıkça karşılaşılan terimlerden biri olan imza sirküsü;  gerek ticari faaliyet içinde bulunan kuruluşları gerekse sosyal bir amaca yönelik olarak kurulmuş vakıf veya dernekleri temsile yetkili kişilerin imza örneklerinin yer aldığı ve yetki alanlarının belirtildiği noter onaylı resmi evraktır.

Her türlü resmi işlemde ya da işletmeler arasında gerçekleşecek ticari sözleşmelerde kurum bilgilerinin, kurumu temsile yetkili kişilerin imza örneklerinin ve yetki sınırlarının açıkça belirtildiği imza sirküleri; sahte belge ya da girişimleri önlemek amacıyla düzenlenen önemli belgelerdir.

İmza sirküsü nedir, nasıl alınır, imza sirküsü başvurusunda ne gibi evraklar gereklidir gibi soruların cevaplarını ve belgenin işlevi ile ilgili akla takılan tüm bilgilerin detaylarını aşağıda sizler için derledik.

İmza sirküsü nedir?

İmza sirküleri; bir kurumu veya kuruluşu resmi makamlarda ya da ticari sözleşmelerde temsile yetkili kişilerin bilgilerinin, imza örneklerinin ve yetkilendirildikleri alanların beyan edildiği noter onaylı resmi belgelerdir.

Bir kuruluş adına yürütülen tüm resmi işlemlerde ya da ticari sözleşmelerde, temsile yetkili kişilerce atılan imzaların kayıt altına alındığı ve bu kişilerin kurumu temsil sınırlarının net bir şekilde belirtildiği imza sirküsü; olası sahte girişimlere karşı oluşabilecek sorunların çözümü için en önemli belge niteliğini taşımaktadır. 

Noter onayı ile resmiyet kazanan ve değerli evrak niteliğini taşıyan imza sirküleri; kuruluşları temsile yetkili kişilerin kimlik bilgilerinin, açık adreslerinin, kurum içindeki görevlerinin net bir şekilde kaleme alındığı belgelerdir. Belge üzerinde, kişilerin imza örneklerinin yanı sıra kurum adına atabileceği imzaların ya da bir diğer tanımıyla kurum adına gerçekleştirebileceği işlemlerin yetki sınırları da açıkça yer almaktadır.

İmza sirküsü nasıl alınır?

Belirli bir ortaklık yapısı ile faaliyet gösteren her türlü kurum ya da işletme, yönetim kurulu tarafından alınan ortak kararlar çerçevesinde belirlenmiş ve yetkilendirilmiş kişiler tarafından yönetilmektedir.  Kurumu gerek resmi alanlarda gerekse ticari faaliyetler ve sözleşmeler açısından 3.kişilere karşı temsil edecek yetkili kişilerin belirlenmesi ve bu kişilerin yetki sınıflarının netleştirilmesi; ancak, hak sahibi olarak da adlandırılabilen yönetim kurulu tarafından alınacak ortak karalarla mümkündür.

Bir imza sirküleri almak adına atılması gereken ilk adım; kuruluşu temsil edecek kişilerin belirlenmesi ve bu kişilerin imza yetkilerinin derecelendirilmesidir. Birinci derece imza yetkisi sahibi olacak kişilere verilecek yetkiler, kuruluş adına ikinci derecede imza yetkisine sahip olacak kişilerin hatta bazı durumlarda 3. ve 4. dereceye kadar genişleyebilen sınıflandırmaların doğru yapılması ve bu konuda bir yönetim kararı alınması gerekmektedir.

İmza sirküleri nasıl alınır sorunun en önemli cevaplarından biri olarak nitelendirebileceğimiz; derecelendirme süreci, kuruluşu temsil etmeye yetki verilen kişilerin hangi şartlarda imza atabileceği konusunun belirlenmesi açısından da önemlidir.  Kuruluş adına önemli faaliyetlerde, anlaşmalarda veya resmi kurumlarda işlem yetkisi verilen bir temsilcinin tek başına imzasının yeterli olup olmayacağı ya da bazı durumlarda iki imzanın geçerlilik kazanabileceği gibi şartlar imza sirküleri aracılığıyla netlik kazandırılan konulardır.

Kuruluşu temsile yetkili olacak kişilerin belirlenmesi ve derecelendirilmesi ile netlik kazanacak olan belge, notere yapılacak başvurular neticesinde ve noter onayının ardından resmiyet kazanacaktır.

İmza sirküleri ne işe yarar?

Yasal değere sahip olan imza sirküleri, kuruluşun sağlıklı bir yapıda yönetilmesi başta olmak üzere birçok açıdan önemlidir. İmza sirküleri;

• Şirketi/ işletmeyi ya da kurumu hangi alanlarda hangi yetkilinin ya da bazı durumlarda kaç yetkilinin temsil edeceğinin belirlenmesine,
• Şirket adına verilecek önemli kararların, resmi işlemlerin ya da yapılacak ticari sözleşmelerin hangi derecede yetkililer tarafından imzalanabileceği konusuna açıklık getirilmesine,
• Sahte evrak veya sahte imzaya karşı kuruluş haklarının yasal olarak koruma altına alınmasına,
• Kuruluş adına geliştirilebilecek sahte ticari girişimlerin önlenmesine,
• İmza yetkilisi kişilerin de imza örnekleri ile güvence altına alınması gibi birçok unsurda önemli fayda sağlamaktadır.

İmza sirküsü nereden alınır?

Bir kuruluşun 3.şahıslara karşı temsiline yetki sağlayan imza sirküleri, aşağıda yer alan belgelerin tamamlanmasını ve gerekli harçların yatırılmasını takiben noter onayı ile alınması mümkün değerli evraktır.

İmza sirküsü için gerekli evraklar nelerdir?

• Yönetim kurulu ya da hak sahipleri tarafından kuruluşu temsile yetkili olarak atanacak kişilere ait orijinal kimlik kartları,
• Derecelendirme olması durumunda, temsile yetkili kişilerin hangi derecede imza yetkisine sahip olduklarını belirten liste,
• İşletmeye/ Kuruma ait ticaret sicil gazetesi ( Dernek ve Vakıflar için kuruluş belgeleri)
• Ticari işletmelerin güncel vergi levhaları
• İmza sirküleri ve yetki devrilerinin karar aşamalarında kuruluşların mali müşavir ve/veya avukatlarından da danışmanlık almalarında ve noter işlemleri öncesinde kararların konusunda deneyimli profesyoneller tarafından da incelenmesinde fayda vardır.
• İmza sirküleri geçerlilik süresi nedir?
• Değerli evrak niteliğinde olan imza sirküleri, başvuru sırasında belirtilen süreler kapsamında sınırlandırılabilir. Kuruluşu temsil etmek adına bir nevi vekil tayin edilen kişilere verilen yetkilerin hangi süreler zarfında geçerli olacağı sirkülerde belirtilebileceği gibi, süre sınırı konulmadan yapılan sirkülerde ise süre en fazla 3 yıl ile kısıtlanmaktadır. Üzerinde herhangi bir süre belirtilmemiş sirkülerler, temsil ve imza hakkına sahip kişilerde herhangi bir değişiklik olmasa dahi mutlaka yenilenmelidir.
• Geçerlilik süresi belirtilmemiş veya süresi dolmamış olsa dahi,  kuruluş yönetiminde gerçekleşen görev dağılımlarında yaşanan değişiklikler veya yetki verilen kişinin görevden alınması gibi durumlarda imza sirkülerinin güncellenmesi de yasal bir zorunluluktur.
• İmza sirküleri e-Devlet'ten alınır mı?
• Özellikle sahte evrak ve imza ile ilgili oluşabilecek sorunların önüne geçilebilmek adına düzenlenen imza sirküsü e-devlet üzerinden alınması mümkün değildir.
• Günümüzde yaşanan dijital gelişim birçok işlemin elektronik ortamda gerçekleştirilmesine olanak sağlasa da, güvenlik açısından imza sirküleri işlemlerinin noter huzurunda yapılması şarttır. Resmi evrak niteliğinde olan imza sirkülerinde, kuruluşu temsile yetkili tüm kişilerin mutlaka noter huzurunda ıslak imza atmaları gerekmektedir. Belgenin noter tarafından onayı ancak bu şekilde mümkün olmaktadır.
• İmza sirküleri ve imza beyanı arasındaki farklar nelerdir?
• Her ne kadar terim olarak benzerlik gösterseler de imza sirküleri ile imza beyanı birbirinden çok farklı belgelerdir. Bir kuruluşu temsile yetkilendirilmiş kişilerin kimlik bilgilerinden ve imza örneklerinden hatta yetki derecelendirmelerinden oluşan imza sirküleri tüzel kişiler adına oluşturulan belgelerdir.
• İmza beyannameleri;  gerçek kişilerin kimlik bilgilerini ve imza örneklerini kapsayan resmi bir belgedir. Ancak gerçek kişiler tarafından talep edildiği takdirde düzenlenen beyannameler, kişinin herhangi bir resmi kurumda gerçekleştireceği işlemlerde, özellikle de şirket kuruluş işlemlerinde atacağı imzaların kendisine ait olduğunu ispatlamak adına oluşturulmaktadır.
• İmza sirküsü ücretleri 2022 ve 2023
• Tüm noter işlemlerinde olduğu gibi, imza sirküleri çıkarmak da ücrete tabi işlemlerdir. İmza sirküsü ücretleri, kuruluşlar adına oluşturulacak kopya adedi ve sirküler içinde yer alacak yetkili sayısına göre değişiklikler göstermektedir.
• 2022 yılında 147 TL’den başlayan noter imza sirküsü ücretleri;  belgenin düzenleneceği kuruluşun talep edeceği nüsha sayısına ve belgede yer alacak imza sayısına göre artmaktadır. Bir kopyanın mutlaka noter arşivinde kalmasının şart olduğu imza sirkülerleri en az iki nüsha olarak hazırlanmaktadır. İki nüsha bedeli olan 147TL’lik imza sirküsü ücreti, kuruluş tarafından talep edilecek kopya sayısına göre hesaplanmanın yanı sıra, yetkili imza sayısının fazlalığına göre de artışlar göstermektedir.
• Noter imza sirküsü ücreti 2023 yılı için henüz geçerli olacak oranların açıklanmadığı sistemde, resmi makamlardan gelecek olan bir sonraki açıklamaya kadar yukarıda da belirtilen bedel üzerinden işlem gerçekleştirilmektedir.  
•  İmza sirküsü örneği
• Bir imza sirküleri için örnekleme yaparak konuyu daha net özetlemek mümkün olacaktır.
• İmza sirkülerinde öncelikle sirküleri talep eden kuruluşun ticari unvanı, açık adresi ticaret sicil numarası yer almaktadır. Sonrasında ise sırasıyla; yönetim kurulu ya da hak sahipleri tarafından kuruluşu temsil etmeye yetki verilecek kişilerin isimleri, unvanları, nüfus kayıt bilgileri, yetki sınıfları ve imzaları da belge içinde yer almaktadır.
• Derecelendirme yöntemi ile hazırlanan sirkülerlerde;  1.derecede şirketi temsile yetkili kişi veya kişilerin ve/veya 2. derecede şirketi temsile yetkili kişilerin ıslak imzalarının ve kimlik bilgilerinin detayları bulunmaktadır.