Onboarding / Offboarding süreçlerinde teknolojinin gücünden faydalanın

Tam zamanlı çalışma, yarı-zamanlı çalışma, uzaktan çalışma, hibrit çalışma modelleri derken iş dünyasında mesai kavramı her geçen gün değişiyor. Mesaideki değişimlerle birlikte farklı yaş gruplarındaki çalışanların iş hayatından beklentileri de dönüşüyor. Beraberinde de daha yüksek personel devir hızı, aynı şirket içinde departman veya görev değişiklikleri, işe alım süreçlerinde değişiklikler yaşanıyor.

İnsan kaynakları yazılımı birimleri üzerinde büyük bir iş yükü oluşturan bu süreçlerde özellikle onboarding ve offboarding uygulamalarının layıkıyla yapılması kritik bir konu olarak dikkat çekiyor. Çünkü onboarding kurum kültürü açısından, offboarding ise çalışan-şirket ilişkisinin ve iletişiminin son ana kadar güçlü bir şekilde sürmesi açısından büyük önem taşıyor. Böylesine kritik iki alanda teknolojiden faydalanmak, İK ekiplerinin de şirket çalışanlarının da süreçleri çok daha verimli ve kolay yönetmesini sağlıyor. Bu nedenle gelin, onboarding ve offboarding uygulamalarına biraz daha yakından bakalım ve Logo Yazılım’ın bu alanda sunduğu teknolojik avantajları inceleyelim.

Onboarding nedir?

Genel anlamda “işe giriş” anlamına gelen onboarding, işe alım süreçleriyle (recruitment) veya oryantasyon ile karıştırılabiliyor. İşe alım süreçleri her şeyden önce şirketlerin istihdam kriterleriyle ve yasal mevzuatla şekilleniyor. Oryantasyon ise işe yeni başlayan bir kişinin ortama alışması için uygulanan kısa süreli bir program olarak tanımlanıyor. Örneğin, bir çalışanı ekip arkadaşlarıyla tanıştırmak, fiziksel çalışma alanına götürmek, uzaktan çalışma kuralları veya iş yerindeki belli başlı rotalar hakkında bilgilendirmek oryantasyon süreçlerinin birer parçası oluyor.

Onboarding ise bu kısa süreli tanıtımın ötesinde, işe yeni başlayan bir çalışanı kurum kültürüyle tanıştırmaya yönelik bir uygulama. Diğer bir deyişle, oryantasyon ile başlayan süreci daha da derinleştiren, çalışanın şirket kültürüne ve değerlerine tam anlamıyla uyum sağlaması hedefiyle yürütülen bir aşama. Onboarding, işe yeni başlayan çalışanın gerek fiziksel gerekse etik anlamda şirkete tümüyle entegre olmasını amaçlıyor.

Offboarding nedir?

Yeni bir işe başlamak kadar işten ayrılmak da iş hayatının doğal bir parçası. Bir çalışan işten ayrılma kararı verdiğinde iş arkadaşları, yöneticiler ve insan kaynakları ekibi de dâhil olmak üzere ilgili tüm paydaşları da kapsayan bir süreç devreye giriyor. Bu sürecin tamamı offboarding olarak adlandırılıyor.

Onboarding sürecindekine benzer bir titizlikle yönetilmesi gereken offboarding sırasında tarafların birbirleriyle şeffaflığa, saygıya ve anlayışa dayalı bir ilişki kurması etik açıdan büyük önem taşıyor. Aynı zamanda işten çıkış sürecindeki yasal işlemlerin doğru ve net bir şekilde yürütülmesi de son derece önemli.

Onboarding ve offboarding neden önemlidir?

Dışarıdan bakıldığında standart işe giriş ve işten çıkış işlemleri olarak yorumlanabilecek onboarding ve offboarding aslında bir şirketin prestijiyle çok yakından ilgilidir. İşe yeni başlayan kişileri etkili bir onboarding programıyla karşılamak çalışan bağlılığını artıran bir unsurdur. Ciddiyetle ve etkili bir şekilde yürütülen bir onboarding programı, şirketine ve kurum kültürüne sadık çalışanlar anlamına geliyor. Öte yandan yasal süreçlerin şeffaf ve hızlı bir şekilde tamamlanması da çalışan memnuniyetini artırıyor.

Aynı şekilde, offboarding sürecinin sorunsuz tamamlanması hem karşılıklı saygı ve anlayış içinde yolların ayrılması sayesinde şirketin saygınlığını destekliyor hem de yasal süreçlerin gerekli şekilde işletilmesini sağlıyor.

Onboarding ve offboarding’de teknolojinin rolü

Gerek onboarding gerekse offboarding süreçleri şirketlerin insan kaynakları birimleri açısından kayda değer bir iş yükü anlamına geliyor. Yasal işlemlerin eksiksiz tamamlanması; işe yeni başlayan veya işten ayrılan çalışanın hakları, sorumlulukları ve yükümlülükleri konusunda şeffaf bir şekilde bilgilendirilmesi; süreçlerin hızlı ve verimli bir şekilde tamamlanması hem şirketin iç işleyişi hem de yasal uyumluluk açısından çok önemli görülüyor.

Böylesine kapsamlı ve zaman alıcı süreçlerin yönetilmesinde kurumsal teknolojiler kritik rol oynuyor. Dolayısıyla, insan kaynakları yazılımları almak veya mevcut sistemlerini güncellemek isteyen şirketlerin onboarding ve offboarding süreçlerini de kapsayan bir çözümü tercih etmeleri, iş yükünü azaltacak teknolojileri kullanmaları öneriliyor.

Logo Yazılım’ın web üzerinden kullanım sayesinde uçtan uca tüm İK süreçlerini zaman ve mekândan bağımsız hâle getiren çözümü Logo j-HR’da lanse edilen işe giriş / işten çıkış süreci modülü de tam olarak bu amaca hizmet ediyor. İşe giriş ve işten ayrılma süreçlerinde tam şeffaflık, uyumluluk ve verimlilik sunan Logo j-HR, işe yeni başlayan çalışanların kurum kültürüne uyum sürecini hızlandırıyor ve çalışan bağlılığının artmasına katkı sağlıyor.

Kısacası Logo j-HR’ın yeni işe giriş / işten çıkış süreci modülü, firmaların işe alım ve işten ayrılma süreçlerini şeffaf, öngörülebilir ve sorunsuz bir şekilde yönetmelerini sağlıyor. Modül sayesinde firmalar kurum kültürlerine uygun işe giriş ve işten ayrılma süreçlerini Logo j-HR üzerinden kolaylıkla oluşturarak süreçlerini standartlaştırıyor.