Sevk irsaliyesi nedir?

Üretici firmadan satıcı firmaya, satıcı firmadan alıcı firmaya ya da aynı firmaya ait farklı adresler arasında ürün nakliyesi söz konusu olduğu zaman bu naklin kapsamı özenle belgelenmelidir. Sevk irsaliyesi, nakil işlemini gerçekleştiren firmanın nakliyesini yaptığı ürünlerin özelliklerini, niceliğini ve birimini kayıt altına almak için hazırladığı resmi evraktır. Firmaların kendi şubelerine gönderdikleri ürünler de dahil olmak üzere tüm mal nakillerinde sevk irsaliyesi hazırlamak mecburidir. Ancak ürünler satıldıktan sonra nakliyeyi alıcının kendisi gerçekleştirirse sevk irsaliyesi hazırlama yükümlülüğü kalkar.

Sevk irsaliyesi, ticari firmalara sevk ettikleri ürün miktarını takip etme ve stok durumunu güncel tutma hususunda yardımcı olurken malı satın alan firma için ise teslim aldıkları ürün ile sevk edildiği bildirilen ürün niceliğinin uyuşup uyuşmadığı kontrol etme olanağı sağlar.

Sevk irsaliyesi nasıl kesilir?

Sevk irsaliyesi, sevkiyat işlemi başlamadan önce hazırlanmalı ve GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemine kaydedilmesi gerekir. Kağıt üstüne hazırlanacak sevk irsaliyeleri, gerekli bilgiler yazıldıktan sonra noter tasdikli mührü vurdurularak saklanır ve karşı tarafa da iletilir.

Bu işlemi hızlandırmak için çoğu firma kağıt üzerinde sevk irsaliyesi hazırlamadan direkt e- irsaliye düzenlemeyi tercih etmektedir. Bu noktada özel entegratörler devreye girer ve firmanızı e-irsaliyeye taşıdıktan sonra kendi altyapı ve yazılımlarını kurmaya gerek kalmadan özel entegratörün sağladığı uygulamayla e-irsaliye oluşturabilirler. GİB tarafından resmi olarak tanınan özel entegratörlerle çalışmanın diğer avantajı ise irsaliye için GİB sistemine başvuru yapmanıza gerek kalmamasıdır.

​E-irsaliye, sevk irsaliyesinin yerine kullanılabilen, mevzuata uygun şekilde elektronik imzalı ve ibrazlı olarak hazırlanıp muhafa edilen bir belgedir. Hukuki geçerlilik bakımından elektronik ortamda hazırlanmış ve ibraz edilmiş e- irsaliyenin kağıt üzerinde hazırlanandan herhangi bir farkı yoktur. E-irsaliye hız ve verimlilik bakımından sağladığı avantajların yanında kağıt atık oluşumunu engellediği için çevre dostu ve ekonomik bir seçenektir. Ayrıca dijital ortamda oluşturulan evrakların takibi daha kolay yapılmaktadır. Kolay erişilebilir evraklardır ve dijital ortamda veri güvenliği sağlanarak muhafaza edildiği için belgenin kaybolma ihtimali yoktur. E-irsaliye sistemine kayıtlı olmayan firmalara e-arşiv çıktısı ya da kağıt üzerinde sevk irsaliyesi gönderilebilir.

Sevk irsaliyesi örneği

Sevk irsaliyesini eksiksiz kesmek için belgeye eklenmesi gereken bilgiler şunlardır:

• Sevk irsaliyesi ibaresi ve belge numarası
• Sevk irsaliyesinin düzenlendiği tarih
• Nakledilen ürünlerin tam adı, varsa ürün kodu, miktarı ve cinsi
• Sevk işlemini yapan firmanın ticari ünvanı, iş adresi, vergi numarası ve ilgili kişinin adı soyadı, ünvanı 
• Müşteri firmanın ticari ünvanı, iş adresi, vergi numarası, vergi dairesi, sevkiyat adresi ve ilgili kişinin adı soyadı, ünvanı
• Ürünlerin nakledildiği tarih ve saat
• Ürünleri taşıyan personel ve/veya şoföre ait ad soyad ve kimlik numarası
• Sevk işlemini gerçekleştiren aracın plakası
• Sevkiyatın teslim edileceği adres
• Noter tasdik mührü
• Sevk irsaliyesini düzenleyen ve malı teslim eden kişi veya kişilerin imzası
• Malı teslim alan kişinin imzası

Bu bilgi ve onayların bulunduğu belgeler sevk irsaliyesi olarak nitelendirilir. Sevk irsaliyeleri kağıt üzerinde ya da e-irsaliye programları kullanılarak düzenlenebilir.

Sevk irsaliyesi fatura yerine geçer mi?

Sevk irsaliyesi, belirtildiği üzere bir malın nakledildiğini belgeleyen resmi evraktır. Malın miktarı sevk irsaliyesinde olmakla beraber gönderilen ürünlerin birim fiyatı, toplam tutarı, vergi yüzdesi, müşterinin ödeyeceği toplam tutar gibi bilgiler yer almaz. Fatura üzerinde ise bu bilgilerin hepsi mevcuttur ve satış tarihi, kimi zaman ödeme taahhütü gibi bilgilerle resmiyete dökülür. Bu nedenle sadece teslim edilmek üzere hazırlanan malın makbuzu niteliği taşıyan sevk irsaliyesini fatura olarak kullanmak mümkün değildir.

Aynı durum fatura için de geçerlidir. Sevk irsaliyesinde bulunması zorunlu olan bilgilerin bir çoğu faturada bulunmaz ve bu nedenle sevk irsaliyesi yerine kullanılamaz. 

Sevk irsaliye düzenleme cezası 2022

Sevk irsaliyesi, mal sevkiyatının söz konusu olduğu her durumda zorunludur. Müşteri firma satın aldığı ürünü kendisi nakledecekse dahi bunu belgeleyen bir sevk irsaliyesini hazırlamalıdır. (Burada sevk irsaliyesinin hazırlanması sorumluluğu satıcının üzerinden kalkar.) 

Sevk irsaliyesini hazırlamamak cezai işleme tabi tutulur. Vergi Usul Kanunu'nda yer alan 1 Ocak 2022 tarihinden itibaren uygulamaya giren had ve tutarlar listesinde yer alan 353. maddeye göre sevk irsaliyesini hazırlamamanın cezası 500 tl'dir.