Gider pusulası nedir, ne zaman ve nasıl kullanılır?

Bir ticari işletmede belgelendirilemeyen giderlerin defterlere kaydı söz konusu olamayacağından, gider pusulası, muhasebe kaydı açısından son derece önem taşıyan bir konu. Çünkü gider pusulası fatura yerine geçen belgeler arasında bulunuyor. Bir ticari işletmede esas olanın giderlerin kaydının tutulması olduğu düşünüldüğünde, gider pusulasının önemi anlaşılacaktır. Bu yazımızda gider pusulası hakkında bilinmesi gerekenleri anlatıyoruz.

Gider pusulası nedir?

Gider pusulası, defter tutmayan yani vergi mükellefi olmayan kişilerden (çiftçiler hariç) satın alınan ürün veya hizmetin karşılığında düzenlenen belgedir. Gider pusulasının kullanıldığı işlemler; vergiden muaf esnaf ile yapılan ticari işlemler, nihai tüketicilerden alınan mal ve hizmetler, telif ödemeleri ve iadeler gibi işlemlerdir.

Satıcıya imzalatılan bu belgenin aslı satıcıda, kopyası ise işletmecide kalır. Bu evrakın düzenlenmesinde satıcı, ticari belge veremeyip gider pusulası düzenleyemez. Sadece evrakı imzalayabilir ve satış bedelini alır. Örnek olarak, bir işletme sahibinin el işi ürünleri satan bir ev hanımının el işi ürünlerini satın almasını gösterebiliriz. Bu alışverişte alıcı olan işletme ev hanımı olan satıcı adına gider pusulası düzenler ve muhasebe kayıtlarına gider olarak kaydeder.

Görünümü bir kitabı andıran gider pusulasında şu bilgiler bulunur:

• Mal veya hizmetin cinsi ve tutarı
• Alıcının unvanı, adı, soyadı, adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve numarası (kaşe)
• Belgenin seri numarası ve sıra numarası
• İşlem tarihi ve Maliye Bakanlığı logosu ya da noter kaşesi
• Satıcı adı soyadı, kimlik numarası, imzası
• Kesilen gelir vergisi
• Ödenen tutar(rakam ve yazı ile)

Gider pusulasının düzenlenmesi için vergi dairesinden izin belgesi almak ve izin belgesi ile noterden ya da Maliye Bakanlığı ile anlaşması bulunan matbaalardan temin etmek gereklidir. Yeni işe başlayacak olan işletmeler, işe başlamadan önce; kullandıkları koçanları biten işletmeleri ise belgeler tamamen bitmeden önce gider pusulasını temin etmelidir. Vergi Usul Kanunu’na göre gider pusulası; tükenmez kalem, kopya kurşun kalem veya bilgisayarda doldurulabilir ve sıra numaralı sayfalar yırtılamaz.  Gider pusulasından iş gereği dışında sayfa koparılması bir muhasebe suçudur ve yaptırımı vardır.

Esnaf muaflığı olanlar kimlerdir?

Gelir Vergisi Kanununa göre esnaf muaflığından faydalanabilmek için en temel koşul iş yeri açmaksızın ticari faaliyette bulunulmasıdır. Bu bağlamda esnaf muaflığı kapsamında kişiler; nakil vasıtaları kullanmamak şartı ile gezici olarak veya perakende ticaret ile iştigal edenlerdir. Esnaf muaflığı olan kişilere örnek olarak; kundura boyacısı, berber, fotoğrafçı, kalaycı, musluk tamircisi, çilingir gibi meslek mensupları gösterilebilir.

Gider pusulası stopaj oranları

Bir vergilendirme şekli olarak stopaj, gelir vergisine ya da kurumlar vergisine tabi olan kazançlara uygulanır. Gider pusulası stopaj oranları, satıcının alacağı bedelden kesilen gelir vergisi oranı olup mallara göre değişkenlik gösterir. Gider pusulasında ödenecek tutar,  brüt tutar ve kesilecek gelir vergisi tutarı belirlenerek saptanır. Nihai tüketici olan vatandaşlara gider pusulası düzenlense de stopaj uygulanmamaktadır.