KOBİ’lerin ERP seçiminde dikkat etmesi gereken hususlar

Blog’umuzda yer alan “ERP Nedir, Şirketler İçin Neden Önemlidir” başlıklı yazımızda genel hatlarıyla anlattığımız konuyu bu defa tamamen KOBİ özelinde detaylandırıyoruz.

KOBİ ölçeğindeki işletmelerde, ERP yazılımlarının kendilerine tam olarak ne kazandıracağı, ne gibi faydalar sağlayacağı konusunda bilgi eksikliği görülebiliyor. Bu durum, yapılan yatırımlardan beklenen verimin alınamamasına, ürün sayesinde pek çok farklı ihtiyaç karşılanabilecekken sadece muhasebe yönetimi gibi ürünün küçük bir fonksiyonunun kullanılmasına yol açabiliyor; hatta şirketler bu yüzden projeden vazgeçmeyi bile düşünebiliyor.

KOBİ’lerin öncelikle bir yazılımdan nasıl fayda sağlayacaklarını iyi araştırmaları gerekiyor. ERP yazılımı kararının, işletmenin bütününü ilgilendiren ve tüm faaliyetleri kapsayan bir proje olarak ele alınması bekleniyor. İşletmenin minimum 5 maksimum 10 yıllık tüm süreçlerinin bu yazılım üzerinden takip edilip, sonuçlarının değerlendirileceği gerçeğinden hareketle; KOBİ’lerin öncelikle kendi ihtiyaç ve hedeflerini belirlemeleri önem kazanıyor. Bu kapsamda iş süreçlerini en ince detayına kadar ortaya koymaları, organizasyonu ve insan kaynaklarını yeniden yapılandırarak olmazsa olmaz ihtiyaçlarını netleştirmeleri bekleniyor. Böylece, akılcı çözümleri bulmak kolaylaşıyor.

KOBİ’lerde görülen diğer önemli eksiklikler; entegre iç kontrol sistemi kurmaya ihtiyaç duymamaları, mevcut durumu ve gelecekle ilgili kararları ölçülebilir performanslar üzerinden değerlendirmek yerine, sezgisel kararlarla faaliyetlerini sürdürmeleri ve yatırım yapmaları. Departman bazında hazırlanan, şirketin bütününü ilgilendirmekle beraber kişisel hatalara açık, entegre bir otokontrolden geçmeyen excel tabloları üzerinden işlemlerini yürütmeye çalışan KOBİ’lere sıklıkla rastlanıyor. KOBİ’lerin büyümeyle ilgili sıkıntılarının önemli kısmının, kurumsal strateji eksikliği nedeniyle iş planı ve nakit akışı gibi finansal tabloların hazırlanmamasından kaynaklandığı görülüyor. Bu nedenle, KOBİ’lerde yaşanan hızlı büyüme, bazı durumlarda finansal sıkıntılara hatta finansal başarısızlığa yol açabiliyor. Finansal, operasyonel ve iş hacmi risklerinin bir sistem üzerinden takip edilip, ölçülüp değerlendirilmediği sürece, bu durumun devam edeceğini söylemek olası.

KOBİ’ler için önemli bir diğer konu, doğru fiyatlandırma yaparak kârlılığı ve maliyetleri kontrol altında tutabilmek; çünkü günümüzün artan rekabet ortamında, işletmelerin satış fiyatlarını kendi lehlerine değiştirmeleri pek mümkün görünmüyor. Piyasada oluşan fiyatlar veri niteliğinde; dolayısıyla maliyet yönetimi ve ürün geliştirme süreçlerinin de birlikte kullanılması ve düşünülmesi gerekiyor. Bu yöntemleri birbirine entegre edip başarılı olmuş birçok şirket var. İlk 500’deki şirketler arasında yapılan incelemede, sektöre göre değişmekle birlikte, %1 oranında fiyat artışının operasyonel kârda %7’lik bir gelişme sağladığı saptanmış bulunuyor. Yaklaşık 15 yıl öncesinde kâr marjları bazı sektörlerde %30 iken, aynı sektörlerde %1’lere kadar indiği görülüyor. Bu noktada etkili bir maliyet yönetimine, doğru fiyatlamaya, finansman maliyeti kontrolüne ve etkili nakit akışı sağlamaya ihtiyaç duyuluyor. ERP seçimlerinde bu konulara özellikle dikkat edilmesi ve işletme içi erken uyarı sistemlerinin devreye sokulması gerekiyor. KOBİ’lerin, ERP yazılımının teklif modülünün, maliyet modülü ve standart maliyetleme ile entegre çalışıp çalışmadığını araştırması önem kazanıyor.

Bir ERP yazılım yatırımı yapmaya karar veren KOBİ ne yapmalı, nereden başlamalı? İşletmenin görüşmeler öncesi ev ödevleri neler?

Yazar Jason Jennings, “It’s not the big that eat the small, it’s the fast that eat the slow.” der; yani büyük balık küçük balığı değil, hızlı olan yavaşı yer. Günümüzde işletme süreçleri, ekonomik şartlar ve teknolojik gelişmeler sürekli farklılaşıyor. Dolayısıyla yazılım işletmelerinden, bu konularda Ar-Ge ve inovasyon çalışmalarının olması, güncel gelişmeleri takip etmeleri ve iş dünyasının ihtiyaçlarına hızlı cevap veren çözümler üretmeleri bekleniyor.

ERP yatırım kararı, stratejik bir karar

Eylem olmadan, vizyon bir rüyadır. Vizyon olmadan eylem ise zaman geçirmektir. Eyleme sahip bir vizyon dünyayı değiştirebilir. İhtiyaçlarını ve hedeflerini doğru belirleyen işletme için, yeni bir yazılımı seçmek ve sonrasında yazılımın entegrasyon süreci oldukça kolay. Ortada bir hedef yoksa, tam otomatik makineyle binlerce mermi atılıp hiçbir işe yaramaması gibi sonuçlar elde edilir.

Bir kurumun, ulusal ve uluslararası rekabetin yoğun yaşandığı bir çerçevede başarılı olabilmesi için, uzun dönemdeki yönünü ve performans hedeflerini belirlemesi gerekiyor. Bununla birlikte, tüm içsel ve dışsal koşullara ilişkin tahminler geliştirmesi, bu varsayım ışığında hedeflerine ulaşmakta kullanacağı ana planı ve ayrıntılı yol haritasını oluşturması, sonunda da planı uygulayarak yaşama geçirmesi büyük önem taşıyor.

KOBİ’ler ihtiyaç duydukları stratejik planları yaptıktan sonra, süreçleri yönetirken, sonuçları nasıl ve hangi kriterlere göre değerlendirip planını gözden geçireceğinin göstergelerini ve kriterlerini belirlemeli. Yürütülen eylemlerin ölçülebilir ekonomik sonuçları, gelir artışları, yeni müşteri ve pazarlar, yeni fiyatlama stratejileri, maliyet azaltma ve verimlilik, yatırımın geridönüşü, sermaye yatırım süreçleri, risk yönetimi, borç düzeyi, nakit akışı ivmesini geliştirme, varlıkların verimli kullanımı, teknolojik gelişmelere uyum gibi alanlarda göstergeler tespit edilmeli. ERP yazılımları, tüm bu süreç ve performans kriterlerinin takibinde kullanılan araçların omurgasını oluşturuyor. Sistemin doğru kurgulanması işletme için hayati önem taşıyor. Süreçlerin işleyişinde belirlenen ara kontrol mekanizmalarının inisiyatifi ve yapılan işin katma değerini düşürecek aşırı kontrol yerine, doğru ellerde doğru uygulanan kontrol sisteminin oluşturulması gerekiyor. ERP yazılımı bu kontrolü sağlayabilecek en önemli araç. Kontrolden yoksun bir organizasyonun, fırtınaya tutulmuş ve dümeni olmayan bir gemiye benzediği biliniyor. “Yapılacak ERP yatırımı tüm bu hedeflere uyum sağlayacak esneklikte midir? İşletme eylem planını gerçekleştirirken beklentilere ve güncel teknolojik gerekliliklere cevap verebilecek midir?” sorularının cevaplanması önem taşıyor.

Kararlılık

Yönetimin ERP yatırımı konusunda kararlı olması, projenin başarısının temel gerekliliklerinden biri. Projenin hayata geçme sürecinde yönetimin kararlı duruşu ve beklentilerini net olarak ortaya koyması, işletme içi proje ekibini pozitif yönde motive ediyor, onların değişimi sahiplenmesini ve desteklemesini sağlıyor. Bilindiği gibi, şirketlerin elde ettikleri iş sonuçlarında kurum ikliminin %30 payı var ve kurum iklimini %75 oranında iş liderleri belirliyor. Üst yönetim yanı sıra, tüm personelin bu kararı benimsemesi ve değişikliği kabul etmesi gerekiyor. Yeni bir yazılım kararı, organizasyondaki birçok kişinin bu işe odaklanmasını, özveri göstermesini ve mesai ayırmasını gerektiriyor.

Süreç analizi

Uçtan uca tüm birim, süreç ve ekibi ilgilendiren bu çalışmada “zincir, en zayıf halkası kadar sağlam” olacak. KOBİ’lere ait iş süreçlerinin ve kuralların belirlenmesi, istenen sonuçların ortaya çıkarılması için süreçler optimize edilmeli, gerekirse bir taraftan da süreç iyileştirme çalışmaları yapılmalı. Süreç analizinde dahili süreçler kadar harici süreçler de iyi analiz edilerek, ileride yapılacak eylem ve yatırımlar göz önünde bulundurulmalı, ihtiyaçlar belirlenmeli. Öncelikler tespit edildiğinde, süreci karmaşık hale getirecek bazı bölümler paketten çıkarılabilir, böylece ERP uyum süreci çok daha hızlı, verimli ve optimum maliyetle gerçekleşir.

Organizasyon analizi ve doğru ekibi oluşturma

Bilindiği gibi, hiçbirimiz hepimiz kadar başarılı olamayız. İşletme bünyesinde, BI departmanıyla birlikte donanım/yazılım alanında çalışanların olması, hem kurulumda hem de sürdürülebilirliğin sağlanmasında büyük kolaylık sağlar. Aynı şekilde süreç analizleri, projenin koordinasyonu, sonrasında sürdürülebilirliğin sağlanması ve raporların analizinde, yazılım işletmesi haricinde yetkin danışmanlarla çalışılması projenin başarısını olumlu etkiler. KOBİ bünyesinde yönetim ve anahtar kullanıcı olacak çalışanlardan bir komisyon kurulması, bu komisyonun kendi içlerinde yaptıkları ön çalışma neticesinde ihtiyaçları kategorize etmesi faydalı olur.

Ekip çalışmasında nerede hata yapılıyor?

• Yanlış insanı seçmek (seçilen personelin kişilik özelliğinin yapılacak işe uygun olmaması, seçen kişinin seçme becerisinin bulunmaması),
• Kurumun açık ve kararlı olmaması,
• Açık olmayan amaçlar (ekipler belirli bir görevi gerçekleştirmek için oluşturulur, kurumun “nereye ve neden” ulaşılmak istendiğini açıkça bilmesi gerekir),
• Uygun olmayan görev ve rol dağılımı,
• Organizasyon yapısında kargaşa.

ERP yazılım ve tedarikçi seçiminde dikkat edilmesi gereken hususlar

KOBİ’lerin, ERP yazılımı için tedarikçi seçerken aşağıdaki hususlara dikkat etmesi büyük önem taşıyor.

• KOBİ yönetimi, kendi sektörlerine özel süreç ve ürün örneği paylaşarak, yazılım sunumunun firmanın gerçeklerine ve ihtiyaçlarına uygun şekilde yapılmasını talep etmeli.

• Yazılım, tüm birim ve yatırımları kapsayan, uzun vadeli diğer çözümlerle uyumlu olmalı. ERP yazılımının; proje yönetimi, ürün konfigürasyonu, mobil uygulamalar, ileri planlama ve Giant şeması, iş zekâsı, üretim yönetimi, veri toplama sistemi, iş süreçleri yönetimi, bakım yönetimi, doküman yönetimi, kalite yönetimi gibi işletmenin iş akışlarına özel geliştirme ve özelleştirmeleri yapabilecek esnekliğe sahip olmasına dikkat edilmeli. Yazılım, harici çözümlere uyumlu bir arayüze sahip olmazsa, birbirinden kopuk çalışan, verimsiz ve maliyetli sonuçların ortaya çıkabileceği unutulmamalı.

• ERP yazılımının mobil ekipmanlarda kullanımı, web ve bulut teknolojisi kullanımı mutlaka araştırılmalı. ERP yazılımı kapsamında veya entegre şekilde iş zekâsı uygulamalarının bulunması, sistem içindeki kullanılabilir verilerin süzülmesini, yorumlanıp analiz edilmesini kolaylaştırır. Gelişmiş tablo ve grafikler, gösterge tabloları, riskler ve fırsatlar rahatlıkla ve hızlı şekilde tespit edilebilir. Üst yönetimin anlık süreçleri analiz edip görebileceği yönetim panelleri, üretim ve performans verilerinin, stok miktar ve değer hareketlerinin, sipariş ve faturaların sorgulanmasına imkân vermeli.

• Yazılım, kullanıcı dostu olmalı. Bir işlem için kaç tıklama ve ekran kullanıldığı, modüller veya ekranlar arasındaki geçişlerin kolaylığı, ekran görselinin kolay anlaşılırlığı, sistemin kişiye göre özelleştirilebilmesi, kullanıcının kendi sorumluluk alanı içerisinde ihtiyacı olan raporları kendinin dizayn edebilmesi, birden fazla ekranla çalışılabilmesi, sistem içi mesajlaşma ve e-posta iletişimiyle departmanlar arasında efektif bir otokontrol ve iletişimin varlığı mutlaka sorgulanmalı.

• ERP yazılım sistemi; daha efektif ve hızlı kararlar almayı sağlayacak çeşitli raporları hazır paket içerisinde sunabildiği gibi, şirket içindeki anahtar kullanıcı ve BI sorumlusunun rahatlıkla özel raporlamalar yapabileceği veritabanına ve kullanım kolaylığına da sahip olmalı. Çünkü yazılım tedarikçisine en küçük düzenlemelerde dahi bağımlı olmak, işletmeye hem maddi yönden hem de zaman olarak yük getirir.

• ERP yazılımı, uluslararası hedefleri olan veya halen dünya çapında faaliyet gösteren çokuluslu işletmelere uyarlanabilen farklı dillerde yazılım imkânı sunmalı. Aynı zamanda ERP yazılımı sunan işletmenin, uluslararası bir işletmede yazılım kurulum deneyiminin olması, uyumlama çalışmaları sırasında uluslararası metodolojileri benimsemesi de önemli bir referans. Özellikle uluslararası platformda faaliyet gösteren veya yatırım hedefi olan işletmeler, bu standartlara çok dikkat etmeli.

• ERP yazılım kararı verirken, bakım ve destek kapsamı iyi incelenmeli, versiyon güncelleme/yükseltme işlemlerinin sıklığı ve işletmeye maliyeti göz önünde bulundurulmalı, ERP hizmetini verecek işletmeyle müzakere edilmeli.

• Yazılım işletmesinin ERP uyarlama deneyiminin yanı sıra, sektörel deneyimi de önemli. Sektörel deneyimi bulunan yazılım işletmeleri, sahip oldukları bilgi birikimini proje metodolojisi kapsamında müşterisine adapte eder, böylece süreç iyileştirmeleri görülerek sorunlar daha hızlı çözülebilir.

• Yazılım işletmesinden KOBİ’nin ait olduğu sektöre uygun referans gezisi talep edilerek referans iletişim bilgileri istenmeli ve işletmelerin proje sorumlularıyla mutlaka görüşülmeli.

• ERP yazılımının yetenekleri tatmin edici olmasına rağmen, projenin başarısı ve sunulan hizmetler, çözüm ortağının veya proje danışmanının bilgi dağarcığıyla sınırlı kalabilir. Bu nedenle, ERP yazılım işletmesinin ekonomik büyüklüğü, kaç yıllık olduğu, mali yapısı, merkez ofis, bayi ve çözüm ortağı gibi hizmet ve satış ağlarının ne derecede efektif olduğu önemli. ERP tedarikçisinin yazılım geliştirme, sektöre özel çözüm üretme, çağrı destek, versiyon yükseltme ve güncelleme konularında verimlilikleri de incelenmeli.