İnsan Kaynakları Yazılımları’nın Dünü, Bugünü, Yarını

İnsan kaynakları yazılımlarının başlangıcı 1970’li yıllara dayanıyor. Dijitalleşmenin başladığı bu yıllarda şirketler, hantal süreçleri otomatik hale getirmenin zaman ve masrafları azaltabileceğini anlamıştı. Ancak o tarihte teknoloji, yalnızca temel bordro işlevlerinin yerine getirilmesini sağlayan ve manuel girdilere dayanan basit raporların çıkarılmasına izin veren yeşil ekranlar ile sınırlıydı.

1980’lerin başında, iş kullanımı için tasarlanan bugünün modern ERP yazılımlarının ilk örnekleri piyasaya sunulmaya başlandı. ERP, işletmelerin önemli kurumsal verilerinin ana bilgisayar ortamında bir araya getirilmesine, gerçek zamanlı erişilebilmesine ve izlenebilmesine olanak sağladı. İnsan kaynakları işlevleri de, üretim planlama, malzeme yönetimi, finansman yönetimi gibi konularla birlikte, aynı ERP veritabanında ek fonksiyonalite olarak sunuluyordu. Aynı yıllarda ERP yazılımlarının Türkiye’deki öncüsü, bugünün en büyüğü olma yolculuğuna başlayan Logo idi.

PeopleSoft, 1980’lerin sonlarında ilk defa, finansal bir ERP’ye eklenmek yerine sadece İK gereksinimleri hedef alınarak geliştirilmiş amaca yönelik uygulamasıyla, insan kaynakları yazılımlarında bir dönüşüm başlattı. Ardından Oracle, JD Edwards, SAP gibi markalar tam kapsamlı bağımsız İKYS paketlerini duyurdu. Artık bu dönemde insan kaynakları yazılımları, bağımsız bir pazar haline gelmişti.

İnsan kaynakları yazılımları bu yıllarda popüler olmalarına karşın, yerel cihazlarda barındırılması, pahalı donanımlar ve profesyonel kurulum gerektirmesi gibi nedenlerle çoğu işletmede kullanılamıyordu. 1990’ların sonunda istemci-sunucu teknolojisinden web’e geçiş, “İnsan kaynakları sistemleri büyük oyuncular içindir.” efsanesine son verdi. İnsan kaynakları işlevselliği buluta kayarken, sınırlı bütçeli küçük şirketler için erişilebilir hale geldi, selfservis portallar aracılığıyla insan kaynakları dışındaki kullanıcılara (yöneticiler ve çalışanlar) da açıldı.

2000’li yıllarda insan kaynakları alanı, teknolojik özellikler ve vizyon olarak daha çok odaklanılan, yüksek trend haline geldi. İnsanı kaynak olarak görmek yerine, sermaye olarak görmenin gerekliliği ortaya konuldu, HR (Human Resources) sistemlerinden HCM (Human Capital Management) sistemlerine geçildi. İnsan kaynaklarında bakış açısının değişmesi ve kapsamın fazlaca genişlemesiyle birlikte, özelleşmiş ve odaklanmış uzmanlıklara gereksinim duyuldu. Aynı zamanda, uygulama sağlayıcılar da, ürünlerini ayrıştıracak ve rekabet üstünlüğü sağlayacak farklı buluşların peşine düştü. Bu arayışın sonucunda, dünyada insan kaynaklarının sadece belli alanlarında uzmanlaşmış ve konularında en iyi çözümü üreten bulut uygulamaları sunulmaya başlandı. Örneğin, sadece işe alım ya da yetenek yönetimi yapan uygulamalar gibi… Sonrasında bu uzman uygulamalar, yazılım sektörünün doğal tabiatı olan şirket satın almaları ve birleşmeler sayesinde büyük sistemlerle birleşerek, entegre çözümler haline geldi.

Günümüzde sunulan uygulama ve platformlarla 14 milyar dolarlık bir pazar haline gelen insan kaynakları yazılım pazarı, 2016 yılında 2 milyar doların üzerinde bütçesiyle yatırımcıların göz bebeği oldu. Sağlayıcılar halen, bulut üzerinden, mobil cihazlardan, çalışanların ve yöneticilerin dünyanın neresinde olursa olsun kolaylıkla erişebileceği farklı uygulamalar sunmaya devam ediyor. Türkiye pazarına baktığımızda,  sadece insan kaynaklarında uzman uygulamalar mevcut. Bununla birlikte, kurumsal yazılımlar pazarının en büyüğü Logo Yazılım’ın, hem ERP’lerle entegre hem de bağımsız çalışan, sektör ve segmente göre ölçeklenebilir ve uyarlanabilir çeşitli paket çözümleri bulunuyor. Logo’da mevcut insan kaynakları ürünleri ve yeni uygulamaları, yeni teknolojilere günümüzün trend ve bakış açıları entegre edilerek geliştirilmeye devam ediliyor.

Peki bundan sonra nereye? Nedir bu yeni trendler? Güncel teknolojilerin kullanımı insan kaynakları süreçlerini nasıl etkiliyor? Şirketlerinin başarısını hedefleyen insan kaynakları profesyonellerinin, bu trend ve teknolojileri içselleştirerek ve dikkate alarak uzun vadeli planlarına dahil etmeleri akıllıca olacak.

• Klasik performans yönetimi sistemlerine farklı bir bakış açısı getirin ve teknolojiyi dahil edin.
• Takım performansını öne çıkarın, hızlı ve dinamik takım değişimlerine imkân tanıyın, takım hedeflerini şeffaf ve izlenebilir kılın.
• Çevrimiçi kontrol, kısa aralıklarla nabız yoklama, anket ve olay bazlı geribildirimlere olanak tanıyın, çalışanların bu sistemlere bağlanmasını (engage) sağlamak için oyunlaştırma (gamification) öğelerini işin içine katın, sistemleri çalışanların günlük işleriyle entegre ederek hayatlarının bir parçası haline getirin.
• Sistemleri çalışanların ihtiyaçlarını anlamak için kullanırken, bir taraftan da performans, gelişim, kariyer ve yedekleme sistemlerine entegre edin.
• Gelişim planlarını, işleri yapan kişilerden toplanan verilere dayandırın.
• Çevrimiçi kişilik ve gelişim değerlendirme uygulamalarıyla, yöneticilere yardımcı olun.
• Çalışanların şirketin çevrimiçi sistemindeki kontrolleri, e-postaları gibi aktivitelerini analiz edebileceğinizi; bu analizlerden streslerini, memnuniyetlerini, iletişim ve zaman yönetimi gibi alışkanlıklarını öğrenebileceğinizi; devir hızı, elde tutma, eğitim ve sertifika eksikleri gibi iş verimliliğine katkıda bulunabilecek kıymetli göstergelere her an erişebileceğinizi aklınızda bulundurun.
• Çevrimiçi e-öğrenme araçlarının, öğrenme deneyimi platformlarına dönüştüğünün; bu platformların eğitimleri You-tube video deneyimi şeklinde sunduğunun; eğitim alanın bilgi beceri seviyesi ve ilgi alanları verisine dayanarak eğitim kürleri önerebildiğinin; bu tür özelliklerin çekirdek eğitim sisteminizin tamamlayıcıları olmaları gerektiğinin bilincine varın.
• İşe alımın artık yetenek edinmeye dönüştüğünü, hızlı ve doğru işe alım için teknolojinin, ihtiyaca uygun adayları, kişisel ve teknik testleri, mülakatları ve yetenek değerlendirmesi yapılmış, hazır halde sunabileceğini hayal edin.
• “Gig-economy”, “contingent workforce” gibi terimlere aşina olun. Daimi çalışanlar yerine, proje bazlı, kontratlı, kısmi zamanlı veya serbest çalışana sahip, dış kaynak kullanılan, danışmanlık hizmeti alınan çalışma modellerini içeren yeni trendler, yakın gelecekte daha popüler olacak. İşverenler ve yöneticiler, farklı projelerinde başarılı olabilmek için, alanlarında uzmanlaşmış kişilerle geçici süreli çalışabilecek. Buna olanak tanıyan, projelerle uzmanlıkları bir araya getiren uygulamalar ve bu uygulamalardan faydalanan şirketler çoğalacak.
• Takım/proje bazlı çevrimiçi işbirliği araçlarını (Slack, Trello, Asana gibi) kullanarak, takımlarınızın verimliliğini, projelerinizin başarılarını artırabileceğinizi düşünün. Bu araçları kullanmayı, işlerinize ve sistemlerinize entegre etmeyi planlayın.
• Çalışanların sağlık, spor, eğlence gibi iş dışındaki yaşamlarında da, kendilerine bazı teknolojik olanaklar sağlayabileceğinizi hayal edin.
• Güncel teknolojileri ve yeni trendleri takip ederek, çalışanlarınızın şirketinizdeki yolculuğunu, işe alım öncesinden başlayarak işe giriş, oryantasyon süreci, günlük çalışma hayatı, gelişimi, ayrılış ve hatta ayrılış sonrasında şirketle olan ilişkisi olmak üzere en baştan tasarlayabileceğinizi hayal edin, planlayın ve uygulayın.

Medi Ventura