KOBİ’ler için fark yaratmanın ilk adımı: Dijitalleşme

Bir zaman dilimi içerisinde yaşanan değişikliklerin bütünü değişim olarak adlandırılır. Mevcutta bulunan durumun farklı bir duruma geçmesi olarak adlandırılabilecek değişim sayesinde yenileşme yani fark yaratma imkanları da elde edilir. Bu bağlamda ülkemizde imalat, hizmet, ithalat ve ihracat gibi her sektörde bulunan KOBİ‘ler için de değişim ve fark yaratma avantajı dijitalleşme sayesinde elde edilebilir. Bu nedenle KOBİ’ler için dijital dönüşüm oluşturmak açısından da birçok farklı adım atılabilir.

Bugün Türkiye genelinde değişimin elde edilmesi açısından KOBİ’ler için birçok farklı lisanslı yazılım ve elektronik kullanım sağlayan programlar sunulmaktadır. Kimi zaman insan kaynakları yönetimi kimi zaman müşteri ilişkileri yönetimi kimi zaman ise kurumsal kaynak planlaması gerçekleştirme gibi amaçlar ile dijital dönüşüm sağlayacak yazılımlar sunulmaktadır. Özellikle dış dünyaya açılmak ve daha fazla kişiye ulaşarak, daha büyük bir işletme yolunda gelişim elde etmek isteyen KOBİ’ler mutlak şekilde dijital dönüşüm sağlama bağlamında müşteri ilişkilerine önem vermelidir.

KOBİ’ler neden dijital adım atmalı?

Küçük ve orta büyüklükteki işletmeler değişim gerçekleştirmek için öncelikli olarak dijital dönüşüme ayak uydurmak zorundadır. Bu bağlamda öncelikle sanayi devrimleri göz önünde bulundurulursa, KOBİ dijital dönüşüm adımları daha rahat bir şekilde anlaşılabilir. Örneğin, 18. yüzyılın sonlarında Sanayi Devrimi ile birlikte ortaya çıkan makineleşme çağı, 19. yüzyılın sonlarında ise İkinci Sanayi Devrimi ile yeni bir değişim oluşturmuştur. İkinci Sanayi Devrimi’nde seri üretim mantığı ortaya çıkmıştır.

1. yüzyılın üçüncü çeyreğinde özellikle sanayide ortaya çıkan otomasyon, birçok farklı kaynağın daha verimli bir şekilde kullanılmasına yardımcı olmuş ve 3. Sanayi Devrimi gerçekleştirilmiştir. Bugün Dördüncü Sanayi devriminin gerçekleştirilmesi ile birlikte Endüstri 4.0 kavramı ve dijital dönüşüm kavramı ortaya çıkmıştır. Bu yaklaşım bağlamında öncelikle üretimden başlamak üzere birçok farklı alanda bilgi iletişim teknolojilerinin kullanılması ile karşılaşılmıştır.

Dijital dönüşümün gerçekleştirilmesindeki önemli adımların ilk aşamasında sensör teknolojisi ile birlikte verilerin üretilmesi, sonrasında ise nesnelerin interneti ile bu verilerin toplanması sağlanmıştır. Ardından bulut bilişim teknolojileri ile birlikte veri paylaşımı imkanı doğmuş ve büyük veri teknolojileri ile birlikte de veriyi analiz etme imkanları ortaya çıkmıştır. İlerleyen teknolojide yapay zeka karar verme mekanizması ortaya çıkarmış ve dijital dönüşüm değer yaratma gibi bir avantaj sağlamıştır.

Daha önceki dönemlerde internet ve mobilizasyon sayesinde dijital dönüşüm ilk adımlarını ortaya çıkarırken, örnek olarak cep telefonu ve akıllı telefonlar bu bağlamda çok önemli adımlar olarak görülmüştür. Bugün akıllı cihazlar insanların yaşam tarzını değiştirirken, insanlar çoğunluğun bir parçası olmaktan kişisellik adımına geçiş gerçekleştirmiştir. Bu bağlamda işletmeler açısından da ticaret şekil değiştirmiş ve müşteri deneyimi çok önemli bir kavram haline gelmiştir. Bu nedenle KOBİ‘lerin dijitalleşmesi en önemli noktalardan biri olmaya başlamıştır.

Örnek olarak eski zamanlarda araba almak isteyen bir müşteri araba bayisine gittikten sonra bulunan modelleri ve katalogları inceleyerek, kararını verir ve pazarlık aşamasına geçerdi. Bugün ise müşteriler araç satın almak istediklerinde, internet üzerindeki verileri, yorumları, firmaların müşteriler ile kurmuş olduğu ilişkileri göz önünde bulundurmaktadır. Bu nedenle dijital çağa ayak uydurmuş bir KOBİ, müşterileri için kullandığı yazılımlar ve sunduğu imkanlar sayesinde daha faydacı ve büyük bir gelişme elde etme imkanına sahip olacaktır.

Bugün dünya genelinde küçük veya büyük tüm işletmeler 4. Sanayi Devrimi ile birlikte ortaya çıkan dijital dönüşüme ayak uydurmaya, süreç yönetimi konularında dijital adımlar atmaya başlamıştır. Ülkemizde de bu bağlamda özellikle ekonomiyi canlandıran ve istihdamı arttıran KOBİ’ler mutlak şekilde dijitalleşme adımları atmalıdır.

KOBİ’lerde dijital stratejiler

Bugün Türkiye’de yer alan işletmelerin çok büyük bir kısmı KOBİ konumunda bulunan işletmelerden oluşmaktadır. Ayrıca Türkiye’de özel sektördeki istihdamın yarısından fazlasını da KOBİ’ler karşılamaktadır. Bu bağlamda Türkiye’de herhangi bir sektörde KOBİ’ler ekonomiye can veren işletmeler olmakla birlikte müşteri ile daha çok iç içe olan, ihtiyaçları kolaylıkla analiz eden, anlık kararlar verebilen ve yenilikçi işletmeler olarak görülmektedir.

KOBİ’ler faaliyetlerine başladıkları ilk noktada dijital yöntemleri tercih etmeleri sayesinde farklılık üretebilirler. Bu sayede büyük şirketlerden dolayı ortaya çıkan boşlukları kullanan KOBİ, özellikle yerel bazda gerçekleştirdiği hareket ile önemli bir fırsatı yakalayabilir. Bu nedenle KOBİ tarzında bulunan işletmeler için dijital dünyaya adım atmak, çok büyük bir önem taşımaktadır. Bu bağlamda da birçok farklı çözüm ihtiyacı ortaya çıkmaktadır.

KOBİ tarzındaki işletmelerin dijital stratejiler geliştirmesi açısından;

• Öncelikle müşterileri ile iyi bir ilişki kurması,
• Elektronik ticaret sistemlerine geçmesi,
• Lojistik, stok ve muhasebe sistemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmesi,
• Elektronik fatura gibi sistemler kullanması gerekmektedir.

Büyük işletmelere göre çok daha küçük boyutlu olan bu işletmeler, hızlı bir şekilde değişim gerçekleştirme avantajına da sahiptirler. Büyük işletmeler genellikle bir veya birkaç yıl gibi süreçler içerisinde ilk aşama çalışmalarını gerçekleştirerek, dijital dünyaya geçiş gerçekleştirirken, KOBİ’ler çok hızlı bir şekilde karar alarak, dijital strateji geliştirme şansına sahiptir. Çünkü KOBİ’ler bütün olarak kullandıkları sistemleri dijital sisteme aktardıktan sonra üzerine ihtiyacı olan ek sistemleri de ekleyerek, global dünyaya çok güçlü bir şekilde giriş gerçekleştirebilir. Yeni dünyaya entegre olan işletmeler, daha verimli bir konuma ulaşabilir ve pratik sonuçlar elde edebilir.

1. Dijitale yeni geçen KOBİ’ler için öneriler

KOBİ’ler günümüzde değişen personel, müşteri ve dünya pazarı profilini göz önünde bulundurarak, birçok zararlı etkiden kurtulmayı başarabilir. Çünkü pazarın dışında kalmak, küçülmek ve adı unutulan işletmeler arasına girmek yerine dijital dönüşümü kabul eden KOBİ’ler, bu fırsatı değerlendirerek daha büyük başarılar elde edebilir. Ancak bugün dijital sistemlere geçmek isteyen KOBİ’ler birçok farklı zorluk ile de karşılaşabilir.

Genel çerçevede dijital dünyaya geçiş gerçekleştirmek isteyen her KOBİ’nin dikkat etmesi gereken birçok farklı nokta bulunmaktadır. Bu noktalar arasında;

• Sınırlı bir pazardan vazgeçmek,
• Ticaretin sınır, mekan ve zamana bağlı olmadığını görmek,
• Dijital markalaşmada aktif olmak,
• Geleneksel pazarlama ve reklam stratejilerinde yönetim süreçlerinden kurtulmak,
• Günümüzde yaşanan değişime ayak uydurmak,
• Sahip olduğu gücün ve kapasitenin farkına varmak yer almaktadır.

Örnek olarak marka yönetimini ve imajının güçlü bir hale getirip daha iyi sonuçlar elde etmek için mutlaka bir ajans veya iletişim departmanı ile çalışmak zorunda değilsiniz. İşletme içerisinde küçük bir değişiklik ile marka yönetimi açısından müşteri temsilcisi veya müşteri temsilcisinin bulunduğu konumda da marka yöneticisi çalıştırmak dahi yeterli olabilir.

Marka yönetimi gerçekleştirirken, iyi bir süreç yönetimi açısından da öncelikle kurumsal olmalı, ürünlerinizi, sektörünüzü ve paylaşımlarınızı analiz ettikten sonra rakip analizi yapmalısınız. Sonrasında ise bütünleşik pazarlama stratejilerini göz önünde bulundurarak, bir dijital ilerleme planı belirleyip, analiz ederek, KOBİ’ler için yazılım imkanlarından yararlanma gibi yöntemleri seçmelisiniz.

Temel olarak bakıldığında özellikle KOBİ’ler için dijital pazarlama çok önemli bir yere sahip olmaktadır. Çünkü dijital pazarlama sayesinde sadece bulunduğunuz yerel bölgede değil çok daha geniş bir bölgede insanlara ulaşarak, daha büyük bir işletme haline gelme sürecini daha kısa bir vadede gerçeğe dönüştürebilirsiniz. Bu konuda örnek olarak dijital pazarlama için birçok farklı öneriyi ve sektör tecrübelerini göz önünde bulundurabilirsiniz.

Bugün lisanslı bir şekilde pratik kullanımlar oluşturan ve her işletmeyi bir üst noktaya taşıyan KOBİ yazılımları sayesinde birçok farklı işlemi çok kolay olarak gerçekleştirmeniz mümkündür. Bu bağlamda sizin için avantaj sağlayan sistemlerden birisi de dijital pazarlama sistemleridir. KOBİ’ler çok daha geniş bir alana yayılarak dijital pazarlama sağladıklarında ve sosyal medyayı en iyi şekilde kullandıklarında, çok daha güçlü sonuçlar elde edebilir.

Bugün hangi sektör içerisinde yer alırsa alsın KOBİ’ler pazarlama süreçleri içerisinde özellikle dijital pazarlama için önemli bir bütçe ayırma mecburiyetindedir. Çünkü açık hava reklamları, televizyon veya gazete reklamları küçük ve orta boy işletmeler için yüksek maliyetler ortaya çıkarabilir. Ancak sosyal medyada ya da internet üzerinde aktif bir şekilde yer almak çok daha büyük kazançlar ortaya çıkarabilir.

Bu bağlamda dijitalleşme süreçleri içerisinde özellikle dijital pazarlama tercih edildiğinde, KOBİ’ler mutlak şekilde kurumsal, özgün, sürekli ve güncel olmaya özen göstermelidir. Bilhassa sosyal medya gibi ortamlarda bu kuralları tamamen uygulayan şirketler başarılı bir sonuca ulaşabilir. Ancak bugün birçok KOBİ, sosyal medyayı bilinçsiz bir şekilde kullandığı için ve sahip olduğu web sayfasını güncel dahi tutmadığı için müşteri kaçırmaktadır. Dijital pazarlama noktasında;

• Bütünleşik bir pazarlama stratejisi kurmak,
• Geri bildirimlere dikkat etmek,
• İletişimi sağlam tutmak,
• Sürekli ve özgün şekilde içerikler oluşturmak,
• Kreatif kampanyalar sağlamak gibi noktalar pazarlama tavsiyelerinin en önemlileri arasında yer almaktadır.

Dijitalleşmenin diğer adımları göz önünde bulundurulduğunda da muhasebe, ön muhasebe, fatura oluşturma, insan kaynakları yönetimi, stok yönetimi gibi birçok farklı adım açısından da dijital destekler sayesinde avantajlar elde edebilirsiniz. Bu açıdan örnek olarak kurumsal kaynak planlaması yani ERP yazılımları kullanmanız vasıtasıyla çok geniş bir kapsamda dijitalleşme sağlayan ve veritabanı sayesinde raporlama gibi fırsatlar sunan sistemleri kullanabilirsiniz.

Genel çerçevede bakıldığında, sizin için dijitalleşme dünyasında yapılabilecek öneriler açısından KOBİ’lere yazılım desteği sağlayan noktalar ile görüşme gerçekleştirmeniz sayesinde danışmanlık hizmetleri de alabilirsiniz. Aldığınız bu danışmanlık sayesinde artan rekabet ve değişen pazarda satış ve dağıtım kanallarını daha etkili yönetebilir, daha karlı ve verimli bir seviyeye ulaşabilirsiniz. Sizin için özel olarak geliştirilmiş yazılımlar kullanabilir ve faydalar elde edebilirsiniz.

2. KOBİ’lere özel dijital uygulamalar nelerdir?

Bugün yönetmelikler kapsamında da belirlenmiş şekilde mikro işletmelerden başlamak üzere orta büyüklükteki işletmelere ulaşana kadar tüm KOBİ’ler dijital çağa geçiş sağlama imkanlarına sahiptir. 250 personel istihdamına kadar ulaşan, genellikle bölgesel olarak hizmet veren ve yıllık net satış hasılatı veya mali bilançosu 125 milyon TL’ye kadar ulaşan şirketler KOBİ kapsamında yer almaktadır. Yani mikro işletmeler, küçük boyutlu işletmeler ve orta ölçekteki işletmeler KOBİ olarak dijital çağa geçiş gerçekleştirebilir.

KOBİ konumunda bulunan her işletme, farklı özellikleri ile birlikte dijital uygulamalar konusunda da farklı ihtiyaçlara sahiptir. Örnek olarak bir mikro işletme daha pratik çözümlere ihtiyaç duyarken, orta boyutlu bir işletme daha yüksek kapsamlı yazılımlara ihtiyaç duyabilir. Bu nedenle öncelikle KOBİ’ler için sağlanan tüm dijital uygulamalar gözden geçirilebilir.

Teknoloji alanında iyi bir yatırım gerçekleştirme vasıtasıyla ürün veya hizmet kalitesi açısından rakiplerine fark atmak isteyen tüm KOBİ’ler bu uygulamalar arasında seçimlerini gerçekleştirebilir. Bu konuda KOBİ’lerin kendi sektörleri ve sahip olduğu büyüklük için seçebileceği birçok özel çözüm uygulaması bulunmaktadır. Bu özel çözümler arasından bir KOBİ’nin dijitalleşmesi için atması gereken adımları şu şekilde sıralayabiliriz;

1. Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Yazılımı Kurulumu. Bu tür ERP yazılımları ile işletmenizdeki girdileri ve çıktıları, gerçekleşen satın almaları ve satışları, çalışanlarınızın ne ile meşgul olduğunu ve diğer olayları görebilir, bu konuda aksiyonlar alabilirsiniz. Bu konuda Logo Yazılımın “Logo Go Wings” ürününden tutun da, Logo Go 3 ürününe kadar pek çok çözümü ve alternatifi bulunmaktadır.
2. Dijitalleşirken işletmelerin atması gereken bir diğer önemli adın, Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) Programıdır. Müşteri bilgileri bir işletmenin en değerli varlığıdır. Bu en değerli varlığı kaybetmek veya kullanmamak işletmeye büyük bir zarar demektir. Logo CRM gibi yazılımlar sayesinde müşterinizle olan ilişkinizi koparmazsınız, sürekli bilgilerinizi taze tutar ve işletmenize yeni katılan elemanlarınız için de müşterileriniz yabancı olmaktan çıkar.
3. “Bordro Yönetimi” ve “Süreç Yönetimi” çözümlerini edinmeniz gerekmektedir. Bunun için Logo Bordro Plus gibi insan kaynakları yönetimi sağlayan, işletmenizde verimi arttıracak uygulamalar edinebilirsiniz.
4. “Veri Analizive Raporlama” işlemleri ileri düzey bir KOBİ için muhakkak gereklidir. Hem müşterilerinin, hem de ürünlerinin performansını ölçebilir, lokasyon ve zaman bazlı raporlamalar çıkartabilirsiniz. Bu gibi en basit raporlamalar sayesinde bile kârınızı katlama imkanınız olabilir. Bu gibi işlemler için Logo Mind Insight uygulamasını edinebilirsiniz.
5. İşletmenizin hem şimdiki hem de gelecekteki finansal tablosunu detaylı şekilde görmek, planlanan ve gerçekleşen gelirleri kıyaslamak, geleceğe dair projeler çıkartabilmek için “Bütçe Yönetimi” çok önemlidir. Bunun gibi konularda Logo Mind Budget uygulaması gayet uygundur.
6. “Depo Yönetimi” uygulaması özellikle stoklu çalışan işletmeler için çok önemlidir. Stoğunuzda bulunan ürünleri her an görebilmek ve stok giriş-çıkışlarını kolay şekilde yönetebilmek gereklidir.
7. e-Fatura, e-İrsaliye Yönetimi. Bu işlemler artık ülkemizde olmazsa olmaz düzeyindedir. En küçük işletmesinden en büyüğüne kadar e-Fatura veya e-Arşiv Fatura kullanımı gayet yaygındır ve kullanımı tavsiye edilmektedir.
8. “İş Akış Yönetimi” işletmesini bir adım ileriye taşımak isteyenler için müthiş bir fırsattır. Çoğu küçük işletme tarafından uygulanmayan ve küçük işletmelerden büyüklerini ayırt etmek için kullanılabilecek bir turnusol kağıdı niteliğindedir.

Tüm bu adımlar bir KOBİ’nin dijitalleşmesi için tek tek takip edip işletmesinde uygulama koyabileceği adımlardır.

3. KOBİ’ler için müşteri ilişkileri yönetimi

Bugün dijital dünyada yer alarak daha fazla insana ulaşmak, daha iyi bir süreç elde etmek ve dijital pazarlama gerçekleştirmek isteyen her KOBİ, mutlak şekilde müşteri ilişkilerine önem vermelidir. Bu bağlamda da müşteri ilişkileri yönetimi gerçekleştirmek açısından dijital uygulamalar kapsamında CRM adı verilen sistemler yer almaktadır.

Müşteri ilişkileri yönetimi için bugün dijital uygulamalar kapsamında lisanslı bir şekilde kullanılabilecek yazılımlar üretilmiştir. Bu bağlamda ‘CRM yazılımı nedir?’ sorusunun cevaplanması gerekirse, işletme içerisinde yer alan personellerin, müşteriler ile bir araya gelmesini ve iletişimi güçlendirmesini sağlayan yazılımdır, yanıtı verilebilir. Yani bu yazılımlar, müşterilerin temel verilerinin işlenmesinden satış sonrasında gerçekleştirilecek müşteri desteklerine kadar her süreci içerisinde barındırır.

Bugün çok küçük ölçekteki genel işletmelerden daha büyük ölçeklere ulaşan profesyonel ve ulusal işletmelere kadar her işletmede müşteri ilişkileri yönetimi için yazılımlar kullanılması tercih edilmektedir. Bu nedenle KOBİ’ler tarafından da müşteri ilişkileri yönetimi tercih edilmelidir. Bir işletme bu yazılım sayesinde sahip olduğu mevcut müşteri tabanı sayesinde, çok büyük avantajlar elde edebilir. Müşterilerin bilgileri sistem içerisine girildiğinde, doğru veriler sayesinde ve otomatik güncellemeler ile bir hafıza elde edilir. Bu sayede personeller ve çalışan ekipler değişim gösterse dahi müşteri her zaman tanınabilir ve çözüme dayalı hizmetler verilebilir.

Daha kapsamlı bir şekilde açıklanması gerekirse, ‘CRM programı nedir?’ sorusu için mikro işletmelerden büyük ölçekli işletmelere kadar her işletmede müşteri ilişkilerini düzenleyen ve daha kaliteli bir noktaya ulaştırarak markaya bağlılık sağlayan yazılımlardır denilebilir. Bugün lisanslı bir şekilde kullanılabilecek uygulamalar, her ölçekte işletme için uygun şekilde geliştirilebilir.

Profesyonel bir şekilde geliştirilmiş müşteri ilişkileri yönetimi yazılımları sayesinde işletme içerisinde bulunan personeller, müşteriler hakkında tüm bilgileri düzenli bir şekilde sisteme veri olarak girebilir. Satış, pazarlama ve teknik ekip bünyesinde yer alan her personel bu sistemi kullanabilir. Yine bu kapsamda da ‘CRM sistemleri nedir?’ sorusunun cevabı için de müşteriler ile ilgili randevu, teklif, görüşme, satış, iş süreci, satış sonrası ve teknik destek gibi her sürecin kaydedildiği bir yazılımdır, yanıtı verilebilir.

Sistem üzerinde bu kadar geniş kapsamlı bir şekilde giriş gerçekleştirilip, takip sağlandıktan sonra istenilen her an raporlama imkanı elde edilebilir. Örneğin, müşterileri için teknik servis hizmetleri sunan bir işletme, müşterinin işletmeye girdiği ilk andan itibaren veya müşteriye ulaşıldığı ilk andan itibaren sistem üzerinde kayıt oluşturabilir. Sonrasında yapılan her görüşme, verilen her hizmet ve sunulan her süreç bu kayıt içerisinde güncel hale getirilir. Bu sayede çok ilerleyen süreçlerde dahi bu müşteri ile tekrar iletişim kurulduğunda, hızlı bir rapor alınabilir. Hatta gereken dönemlerde otomatik görevler ile birlikte müşteriye tekrar ulaşarak, müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi ve memnuniyet sağlanması için hizmetler gerçekleştirilebilir. Logo CRM yazılımı ile tüm bu CRM özelliklerine ve çok daha fazlasına ulaşabilirsiniz.

İşletmeniz için bir CRM çözümü tercih etmek istediğinizde, kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımları ile entegre çalışan ve mevcut ihtiyaçları tamamen karşılayan bir yazılım tercih etmeniz doğru olacaktır. Bu sayede çok küçük boyutlu bir işletme iken kullandığınız yazılımı, büyük boyutlu bir işletmeye ulaştığınızda dahi kullanmaya devam edebilirsiniz. Sadece gerekli geliştirmeleri yapmanız ile yeterlilik elde edebilirsiniz. Yani esnek bir yapı ile birlikte mobil ortamda da kullanılabilecek bir uygulama sayesinde satış, hizmet ve teknik ekiplerin müşteri ihtiyaçlarına her zaman anlık cevaplar vermesini sağlayabilirsiniz.